第二十章：信息控制系统
管理信息系统（MIS）：能够经常地为管理者提供所需信息的系统。“系统”两词表明了一种顺序，安排和目的的意思。更进一步，管理信息系统特别强调提供管理层的是信息，而不是单纯的数据。数据：是未加工过的，未经过分析的事实，数据对管理者没有什么用处。只有经过处理，分析的数据才变为信息。
正式信息交流：按照规定的方式或信息交流本身就是工作的一部分的信息交流。
非正式信息交流：当正式的信息交流不能满足要求时，就会有非正式的信息交流。这种交流是没有经过管理层批准的，是不受等级结构限制的交流。非正式信息交流有两个主要的目的：一方面他允许故园满足他们的社会需求，另一方面他能够改进组织绩效。
组织中的正式信息交流可以分成：向下的交流，向上的交流，双向的交流或越级的交流。
（1）向下交流：任何从管理者沿着权利层次结构向下进行的交流。向下交流常用于通知，命令，协调，评估下属。也可以通过向下交流来提供职务说明。（2）向上交流：管理者依靠下属来获得信息。报告通常沿着权力层次结构向上来汇报当前工作的进展和出现的问题。向上交流可以使管理者了解故园对他们工作的看法，以及他们同事和整个组织的情况。管理者也依靠向上交流获得关于改进工作的方法。向上交流的程度，尤其是从哪一层开始，取决于组织文化。如果是一个相互信任，尊重和广泛参与的决策环境，则会有许多向上交流；一个高度独裁的环境中，向上交流仍然会发生，但是只限于管理层向上级提供控制信息。（3）横向交流：在任何层次上发生的，同一水平层次上的人员之间的交流，都称为横向交流。同层次的交流可以节省时间和方便协调工作。在某些情况下，横向交流是经过上级批准的。而 另外的情况下是避开垂直方向的交流和加快工作速度而产生的非正式的交流。其有利的一面，他避免了正式交流中按照垂直交流造成的信息交流速度和准确性的损失；其不利的一面，他避开了直接领导做事，在老板不知道的情况下做事，做决策。（4）越级交流：是发生在跨越只能部门和权力层次的信息交流。这种交流的问题是：偏离了正常的命令下达程序。但是他在某些情况下有速度有效率，超越垂直和水平内的交流渠道可以加快工作的进行，可以避免某些人仅仅作为信息的发送者和接受者之间的传送载体。
交流网络：组织间水平和垂直方向的交流可以形成各种各样的模式，这种模式称为交流网络。
最典型的5种类型：链型，Y型，轮盘型，环型，全通道型。（1）链型：信息只能自上而下，或者自下而上，这种表达的是典型的上下级权利关系。（2）Y型：可以看厂是高层管理者下面直接与他联系的参谋人员，有有一个直线人员直接与他联系，这是典型的直线—职能制权力关系。（3）轮盘型：轮字代表四个下属与一个上司之间的沟通关系，在这样的网络中，所有信息都要通过管理者。（4）环型：允许每一个成员与邻近的成员之间的联系，但不能跨越这一层与其他成员联系。他可以看成是三个层次之间存在上下沟通，并在下层允许横向沟通的一种信息沟通模式。（5）全通道型：允许组织中的每一个成员与其他成员自由沟通，包含了正式沟通所有的沟通形式。着就像是一个委员会，每个人都可以自由发表意见，拥有同等的权力。当组织涉及到各方面人员的复杂问题决策时，常采用这样的沟通模式。
各种模式的特点：便于采取快速的行动：Y型，全通道型；准确性高：链型，轮盘型；容易产生一位领导：轮盘型；提高员工是士气：环型，全通道型。
组织中的非正式交流传递形式（浙江邢以群）（1）单线式：一个人传递给另一个人，通过一长串的人际关系来传递信息，而这一长串的人之间不一定存在着正规的组织关系。（2）偶然式：每一个人都是随机地传递给其他人，信息通过一种随机的方式传播。如：道听途说。（3）流言式：指信息发送者主动寻求机会，通过闲聊等方式向其他人散布信息。（4）集束式：指信息发送者有选择地寻找一批对象传播信息，这些对象大多是一些与其亲近的人，而这些对象在获得信息后有传递给自己的亲近者。研究表明集束式是最普遍的信息传播方式，一个人会对感兴趣的信息进行传播而对不感兴趣的信息停止传播。集束式传播最快，范围最大。
管理者要好好利用小道消息，通过非正式的交流有计划地传递某些信息给特定的个人，也可以利用非正式渠道散布一些待决定的问题或出台的措施，通过员工的反映来进一步修改决定，从而避免正面的冲突。
管理信息系统的演变过程：
第一阶段，集中数据处理：起初管理系统仅仅是处理数据的。集中数据处理的标志是批处理，即数据都存储起来然后一次性同意处理完，他不能提供组织当前活动的信息，之后开始了实时处理，即事件发生时，允许数据进行连续的更新。
第二阶段，面向管理的数据处理：集中式的数据处理扩展到能为管理和作业活动提供辅助信息。这时的信息系统被设计成能帮助不同部门的管理人员做出好的决策，之后，建立了分离的信息系统部门，远程终端也引入到系统中。
第三阶段，分布式终端用户计算：管理信息系统最大的突破是分布式信息控制，即全部的计算机的逻辑功能是中央主计算机之外实现的。管理者变成了终端用户，个人计算机变得非常普及。同时数据信息部门转变成为了一个个信息支持中心，这些部门不再是向管理者提供信息，而是帮助管理者成为一个高效率的终端用户。
第四阶段，交互网络：重点是建立和实现终端用户间的联络机制。借助于交互网络，一位管理者的计算机可以与其他计算机进行通讯联系，这样就形成了电子邮件，电视会议和企业间的互联等。（网络化：是对计算机硬件的一种相互连接，利用网络，用户的个人电脑可以与其他人的电脑进行通讯，可以将自己的电脑变成一个终端来进入大型计算机系统，可以共享打印机和记录外面数据库中的数据。）
第五阶段，专家系统和蜂窝通讯：专家系统：使用的是把各专的有关经验编入到计算机程序中去的软件，这种系统可以象专家一样分析和解决非结构化的问题。显然能够处理复杂决策的管理专家是这种系统的最合适的人选。专家系统的精华在于：（1）他使用针对某一个特定问题的专门知识，而不是适用所有问题的一般知识；（2）采用定性推理而不是数值计算；（3）作用非常强大远远胜过非专家，在不久的将来，我们可能会看到计算机进行非结构化问题的决策，而这些决策以往只能由中上层管理者才能做出。蜂窝技术能够扩展联结计算机的网络范围，他使无线通讯变得显示，网络将把全世界人们的计算机全天候地连接在一起。
揭穿关于管理信息系统的几个神话：
（1）正式的管理信息系统将取代任何其他信息资源。这种正式的信息系统只是对管理控制信息的一种增加而不是取代。会议，谈话，社交，电话等仍然是管理者获得信息的重要渠道。（2）信息越多越好。信息数量的增加可能并不导致决策效果的改进因为首先，管理者可能会被信息所淹没；其次，信息价值取决于许多因素，并非是单纯的数量，即使是高质量的信息，当他们超过一定的最优点是，也会阻碍决策的制订；最后，管理者可能并不理解大量的信息之间的相互联系；另外，信息不仅要有质量，而且要相关，准确，完整，可靠，及时，此外要取决于决策者理解问题的能力，还要考虑到获得信息的成本。（3）管理者需要的是最新的技术。在某些情况下最新的技术可能会提高管理的效率。但是在某些情况下管理者常常不需要最新的强大功能，速度或其他优势，越新是否越好取决于用户需求和改进技术的成本。
设计管理信息系统：
（1）决策系统分析：管理者所作的决策可以知道管理信息系统的设计。因此第一步是识别所有的管理决策所用到的信息。要考虑到每项决策是否由适当的人所作出？是否由适当级别的人作出？是否由适当的部门作出？（2）信息需求分析：组织中不同职能部门，不同地位的管理者所需的信息不同，最上层的管理者需要关于环境方面的数据和总结报告；基层的管理者只需要关于操作问题的报告，一个成功的管理信息系统要适应不同管理着的不同需要。（3）决策集成：对每一位管理者的需求和职能范围进行识别后，对于那些在很大程度上需求相互重叠的信息必须予以确定，尽管一个组织中对信息的需求变化很大，但是重复现象是不可避免的，通过识别相互这种冗余的信息，管理层在设计时可以让系统只包含尽可能少的重复信息，并将相似的决策问题由一个人来作。（4）信息处理设计：在这个阶段，内部专家和外部顾问可以在一起共同开发一个收集，存贮，传送和查询信息的实际系统，一个简明的系统流程图将被画出来，他包括数据来源和类型，用户位置，存贮方式等等，同时可确定软硬件的需求。对管理信息系统的检查就是看他是否有能力满足每一位管理者对信息的需求。
管理信息系统实施：
（1）系统安装前的预调试：在信息系统安装之前找出缺陷，比系统安装之后和人们已经开始以来他进行工作是要容易多，和便宜多。（2）用户准备与培训：任何新的系统的实施都应该包括用户培训的时间和经费，即使是最聪明和最有能力的管理者，要想充分利用新系统也需要经过一些培训。（3）对抵制情绪做好准备：人们总是倾向于抵制看起来对他们有威胁的变革。（4）用户参与：最有效的抵消人们抵制管理信息系统的方法之一，就是让受其影响的人直接参与到系统的设计与实施过程中，加强他们的责任感。（5）安全性检查：随着分布式信息系统的实现，提出了一项非常关键的要求，那就是未经授权的个人不得接触机密的或特殊的信息。信息系统应该具有不可破译的进入口令，而且要求用户每次进入系统时都提供证明。（6）建立定期评审制：如果一个管理信息系统对管理者长期有效，那么必须进行定期的评价审查和修改以适应用户不断变化着的需求。
管理信息系统如何改变管理者的工作：
（1）直接参与：管理者会利用网络传递电子邮件，开电视电话会议，并更密切地关注组织活动。（2）决策能力：决策对管理信息系统有着明显的需要，一个有效的管理信息系统能够提高管理者决策的能力。（3）组织设计：管理信息系统给组织结构带来的最明显的变化是，组织的层次更少，更有机化了。管理者可以管理更多的下属，通过计算机的控制替代人的监督，其结果是控制的范围更加广泛。另外，由于管理信息系统的原因，对辅助人员的需求也更少了。扩大范围和减少人员的双重力量使得组织结构更加扁平化。（4）权力：组织中权力集中在那些掌握稀少和重要信息的人手中。管理信息系统改变了权力关系，因为他改变了接触稀少和重要信息的方式。
现代化的组织交流：
（1）信息交流模式的改变：组织中传统的信息交流方式集中在向上交流和向下交流。主要的正式信息交流是垂直进行的，然而，管理信息系统允许更多的正式信息以横向或越级方式进行交流。雇员可以利用内部网络可以有效的进行他们的工作，可以避免来自“正常交流渠道”的障碍，直接获得数据。还可以减少对信息的篡改和过滤现象。（2）可以减轻信息超载：当一个人不能及时处理完他所接收到的所有信息时，就发生了信息超载，管理信息系统具有，扫描，过滤，处理，保持，和传送信息的功能，可以减少超载现象。（3）面对面的交流只是象征性的意义：许多以前只有通过面对面的交流才能获得信息的方式，现在已经没有这种必要了，管理者可以不到现场就能获得及时准确的信息。面对面现在仍然采用，但是他的价值改变了。
