关于对人民调解卷宗的归档和保存的调研
近年来，随着区域社会经济的快速发展、《人民调解法》的出台和积极不懈的探索，溧水区人民调解事业得到了长足的发展，组织网络进一步健全，人员队伍进一步壮大，制度机制进一步完善，工作成效进一步凸显。全区各级各类调解组织年均化解纠纷3000余起，其中形成的含书面人民调解协议书的规范化卷宗2000余本。多年后，全区各级各类人民调解组织将形成数以万计的人民调解卷宗，其保存期限、保存场所和销毁等，《人民调解法》等并未作出明确的规定，且其现状亦不容乐观，需要我们不断积极探索，加以完善和规范。
一、人民调解卷宗归档和保存的现状
人民调解卷宗是人民调解委员会通过说服、疏导等方法，促使当事人在平等协商基础上自愿达成调解协议的，解决民间纠纷的活动而形成的各种材料的集合，主要包括人民调解申请书、当事人身份信息、授权委托书、调查笔录、调解笔录、相关证据材料、人民调解协议书、回访笔录等。如2013年，区人民调解委员会直接调处形成卷宗67本、交调工作室调处形成卷宗1147本，诉调工作室调处形成卷宗200本，各镇调委会共调处形成卷宗300余本，各村调委会共调处形成卷宗400余本。大量的调解卷宗形成后，区、镇、村三级调解组织各自保存自己的卷宗。由于保存意识、重视程度、保存场所、人员更替等因素影响，各级人民调解委员会调解卷宗归档和保存水平参差不齐。区调委会、部分镇调委会卷宗保存较好，而部分镇调委会、大部分村居调委会的调解卷宗保存情况较差，超过1年以上的卷宗就无处找寻了，没有进行归档保存，给纠纷当事人、相关部门查档造成了困难，给人民调解工作理论研究造成了损失，违反了国家档案资料的相关规定，甚至还可能引发次生纠纷。
二、人民调解卷宗归档和保存不善的原因
1、法律、法规规定不具体。《人民调解法》第二十七条规定：人民调解员应当记录调解情况。人民调解委员会应当建立调解工作档案，将调解登记、调解工作记录、调解协议书等材料立卷归档。但对人民调解卷宗归档和保存的时限、方式、销毁等均未作出具体细致规定，人民调解委员会自由裁量权过大，执行上随意性大。2、保存意识不强。部分人民调解委员会未能充分认识正确规范纠纷调解卷宗的重要性，认为纠纷已经在自愿、平等基础上化解完毕了，保存卷宗没有太多价值，没有必要性。3、保存场所条件不具备。大部分人民调解委员会没有设立专门的档案室，有的即使设立了，其空间、温度、湿度等未能达到档案卷宗保存规范性条件，不利于纠纷调解卷宗的长久保存。4、人员更替变化大。基层人民调解委员会工作人员流动性大，人员更替较为频繁，相关工作人员交接不到位，导致大量纠纷调解卷宗丢失或损毁。
三、关于进一步加强人民调解卷宗归档和保存的几点看法
1、提升思想意识，加强建章立制。人民调解业务档案是人民调解委员会在调解工作中形成并归档的具有查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式或者载体的文件材料，是人民调解员工作、活动的真实记录。保管、整理好人民调解业务档案是人民调解委员会的重要任务。人民调解委员会应重视和加强档案管理工作，建立健全有关业务文件材料的收集整理、立卷归档、保管利用等各项规章制度。加强人民调解业务档案规范化建设和科学化管理，统一人民调解业务档案管理工作制度，促进基层人民调解委员会各项工作落实。
2、加强场所建设，配备管理人员。各级各类人民调解组织应该尽可能地参照《档案法》规定标准建设档案室，条件不允许情况下，可与其他单位共有档案室。人民调解委员会应配备专、兼职档案管理人员，档案管理人员要熟悉所存档案的情况，主动了解人民调解员对档案利用的需要，积极做好提供工作。档案管理人员的职责是:一是收集、整理、保管和统计本调委会的档案和有关资料，确保档案的完整和安全；二是积极开展档案的利用工作，为人民调解员开展工作提供服务；三是指导、督促、检查人民调解业务文书材料的立卷归档工作；四是进行档案鉴定，并按照国家有关规定做好档案移交工作；五是接受司法行政机关的业务指导、监督、检查，定期汇报档案工作情况；六是完成领导交办的有关档案工作的其他任务。档案管理人员变动更替时，严格执行工作交接制度，完善工作交接手续，确保责任落实，以免卷宗损毁或丢失。
3、规范立卷流程，完善装订归档。人民调解业务档案按年度和一案一卷、一卷一号的原则立卷。跨年度的，应在办结年立卷。人民调解员从接受调解当事人申请时起，应该注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。人民调解员在调解终结后，应当全面整理、检查全部文书材料，补齐遗漏的材料，去掉不需立卷归档的材料。在立卷归档的过程中，内容相同的文字材料只存一份，但有领导批示或载有其他相关证据的材料除外。人民调解业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺利排列。案卷材料应按照以下顺序排列：调解申请书当事人(自然人或者法人)身份证明(复印件应由审核人签名)授权委托书当事人权利义务告知书民间纠纷受理调解登记表谈话笔录调查笔录证据材料(复印件应由提供人签名盖章，并注明复印件于原件相符)调解通知书
调解笔录人民调解协议书回访记录。简易调解达成协议并及时履行的调解案卷，其卷宗应具备上述一、三、四、五、八、十项材料。人民调解业务文书材料装订前要进一步整理，对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。文书材料上的金属物要全部剔除干净。案卷装订一律使用棉线绳，三孔订牢，贴上封贴。人民调解业务档案应在结案后一个月内整理立卷，经主任审阅盖章后，移交档案管理人员，管理人员根据档案管理要求将案卷装档案盒，编号上架，同时办理移交手续。涉及秘密和个人隐私的案卷应列为密卷，案件承办人应在归档时在档案封面右上角加盖密卷章。对已接收的案卷，按年度顺序排列编号。档案管理人员必须编制《案卷目录》和必要的检索卡片。
4、严格借阅制度，限期归还催要。各级人民调解委员会应建立人民调解业务档案借阅制度和档案借阅登记薄。借阅档案必须履行一定的审批和登记手续，并限定借阅期限。因特殊情况不能按时归还的应办理延期手续。上级司法行政部门因工作需要借阅的，应出示正式调阅函件，并履行借阅手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅有关档案的，应出示正式查阅函件，经人民调解委员会主任同意后办理查阅手续。因特殊情况必须借出的，应经同级司法行政机关批准。借出时要查点清楚，办理正式借据，并限期归还，借出的档案不得转借其他单位和个人使用。原则上不把人民调解业务档案不的借出其他单位或个人，因特殊情况必须查阅的，须由人民调解委员会报司法行政机关批准。对查阅或借出的人民调解业务档案，要及时催还。还回时如发现案卷被拆、文件材料缺页、涂改、污损等情况，应立即向本单位领导汇报并及时追查。
5、明确保管期限，及时移送销毁。根据人民调解业务实践，人民调解业务档案的保管期限可分为永久、长期和短期三种。永久：就是无限期地尽可能长远地保存下去，此类调解卷宗根据《档案法》的规定及时移送档案馆永久保存；长期：一般是指档案须保存十年至三十年左右；短期：一般是指五年以下；简易人民调解业务档案保管期限一般为三年，具体保管期限由立卷人提出意见，报人民调解委员会主任决定。长期、短期、简易调解卷宗档案，由各级人民调解委员会各自保存于档案室，并定期整理查看。人民调解业务档案的保管期限，从该纠纷调解成功或终止后的第二年起算。人民调解业务档案案卷目录与档案收进登记薄、档案移出登记薄、档案销毁登记薄、档案销毁批件及档案检索卡片列为永久保管。
