加强干部人事档案的管理论文

人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现,以个人为单位组合起来,以备日后查考的文件材料。由此可见人事档案是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录,它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。档案资料是社会发展的“记录仪”,有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值,是不能再生的信息资源。它的原始性、真实性和完整性,决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。

干部人事档案是干部个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真实记载,它能为干部的评价、考察、任免、调动、晋升提供可靠的第一手材料。随着社会的发展,对干部人事档案管理和利用提出了新的要求,现行的一些管理和利用方面的不足逐渐凸现出来。因此,我们应将干部人事档案管理作为搞好干部人事管理的基础性工作狠抓落实,作为提高干部人事管理水平的必备工作予以高度重视,紧紧围绕加强干部人事档案的管理为目的,推动我国干部人事改革的不断深化。

一、干部人事档案的管理存在的主要问题

1、思想观念滞后,与现代社会发展的需求不适应。

一是对干部人事档案工作的不够重视。部分单位的领导甚至错误的认为干部人事档案管理无足轻重,无非是管理一些资料,更没有多大的利用价值;二是主观随意性强。传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度,并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理,但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性,因为信息垄断而使“ 组织意见”主观随意性增强。三是干部人事档案管理与利用的责任意识落后,与新形势下的干部人事改革的要求不相适应。档案工作人员存在的问题主要有:第一,用人随意性。因人事档案不能直接产生经济效益和社会效益,所以不被看重。许多单位把人事档案管理工作简单化,不可能把优秀人才放在档案管理岗位,也没有根据人事档案的特点考虑、筛选合适的档案员,导致一些档案员不胜任信息时代的档案工作。新时期的档案员不但要具备人事、档案专业素质,也要有计算机操作及网络技术能力。第二,缺少专职人员。人事档案管理的处境如同鸡肋,负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作。这样档案管理未必是档案员工作的重心,兼职档案员没时间熟悉人事档案业务,更没有时间学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识,工作中难免出现纰漏。第三,人员不稳定。人事档案工作是一个专门性工作,有自己一套完整的理论、法规和方法,具有独立的范围、任务和程序。熟悉人事档案业务需要一个过程,而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点,把人事档案管理工作视为见习岗位,工作人员经常流动,势必造成人事档案管理混乱。给档案利用带来很多麻烦,一些人因档案中缺少证明材料,涨不了工资,办不了社保,享受不到社会福利待遇,人才流动受阻等,让当事人产生诸多不满,成为影响社会和谐的因素。

2、档案资料归档工作有待规范和创新。

一是档案收集归档工作存在着较大的被动性。一般都是等待领导安排,或是上级来了具体的收集任务,相关的工作人员才去突击性的收集资料。这样做的结果是往往由于时间仓促,收集到的材料来不及进行查证核实,使得档案材料的真实性大打折扣;二是档案材料的来源渠道有待疏通和拓展,缺乏能从不同侧面反映干部真实情况的渠道;三是档案归档制度有待规范,特别是对于不符合归档要求的材料处理缺乏及时性。

3、人事档案管理的信息化程度不高。

在科学技术飞速发展的今天,计算机得到了普遍应用,在现代化办公中起到了重要作用。 然而体现在人事档案管理上,我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停留在存档的层面,没有将现代化工作方式的优势很好地发挥出来,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,这些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的资源浪费。

二、加强干部人事档案管理的对策

1、更新工作理念,重视档案管理工作。

部分领导首先应从传统的认识误区中走出来,把干部人事档案管理工作作为干部人事管理的基础工作狠抓落实。本着对组织和个人负责的态度,重视和加强干部人事档案工作。其次要找准工作的重心,从约束管理型向服务管理型转变。干部人事档案管理是基础,服务是宗旨。把干部人事档案的工作重点转移到服务上来是形势的需要,要服务人力资源开发的大局,做好档案管理工作。提高档案员素质, 要以发展的目光,根据长远的需要选用合适的人员负责人事档案工作。从事干部人事档案工作的人员要具备熟悉人事工作、熟悉档案工作、能应用计算机及网络技术等能力。同时,干部人事档案工作是一项保密性很强的工作,工作人员必须坚持原则,树立牢固的保密观念。档案员要通过学习、业务培训,不断丰富专业知识,提高业务技能,优化知识结构,以满足新时期档案工作的需要。

2、规范档案资料归档,创新工作机制。

干部人事档案管理工作既要规范化管理,又不能墨守成规。随着形势的发展变化,干部人事制度改革的继续深入,探索和研究干部人事档案新的管理模式势在必行。应坚持以服务为宗旨,以创新的服务理念为指导,采取积极措施,把握干部人事档案工作的发展方向,把干部人事档案管理工作融入民生工程中,体现干部人事档案的社会价值,发挥干部人事档案的特殊作用。干部人事档案管理是一个动态过程,在干部人事档案材料的收集补充、档案材料的鉴别、档案的移交和转递、档案的登记、借阅、检查等环节中都要建立相关的规章制度,并在实际工作中不断完善,以保证人事工作的政策性、纪律性,人事档案内容的连续性、完整性,归档材料的真实和精炼。避免有人无档,有档无人的现象发生。要以提供完美的服务为目标,处理好保密与公共服务的关系,尽量减少因管理不善造成的漏洞。优化管理在社会多元化、资源网络化的今天,传统的管理方法已不适应社会的需求,必须以创新的精神改进干部人事档案管理手段,在干部人事档案管理工作中落实和践行科学发展观。要加大现代化管理进程中软、硬件的投入力度,建立复合型档案管理员队伍;加快档案资源信息化,档案保护现代化,档案利用网络化的速度;提高干部人事档案管理的科技含量,为社会提供快捷、高速、准确的服务。

3、创新档案管理方法,提高干部人事档案管理的信息化水平。

档案是社会发展的“记录仪”,是社会信息的“储存库”。档案管理实现计算机化是大势所趋。作为档案工作者,必须认清档案管理现代化的趋向,努力学习微机使用、管理知识,以实现档案管理信息化。

档案资源共享是档案管理的目的,而支持档案资源的是一定量的档案馆藏,虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏,丰富档案资源。从根本上解决了传统档案管理的难题,而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。缩微摄影技术和数码影像技术的应用,为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化,就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件,数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理,其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后,可通过计算机进行智能化检索,检索速度快、范围广,这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力,克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用,对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪,能有效地进行技术处理,使原始面貌还原,有利于影像长期保存和准确复制,有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂,声像俱全,这是档案管理发展的必然趋势。

档案管理将实现多元化、智能化。随着新技术的发展,档案资源的载体已呈现多样化,除传统的纸质、图片、胶卷等载体外,已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化,传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求,因此,档案管理设备必须首先实现现代化。计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用,将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下,将实现文档一体化,所有的档案信息都会被计算机自动接收,并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化,不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史,使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来,而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能,展现档案的自身价值,提高档案工作者的社会地位。随着现代科学技术的进步,实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此,每一位档案工作者都要有紧迫感,努力学习和掌握现代科学知识,把档案管理提升到一个全新的水平。

总之,加强干部人事档案的管理是一项长期、复杂而重要的基础性工作,我们要创新工作思路,不断提高干部人事档案管理工作的质量。