公文语言的基本要求作动词。例如，“我们不能只记孩子读书、写字、算术”。“算术”是名词，前边应加动词“做”，否则，如同“让孩子图画”、“让孩子面包”一样并未让孩子有什么动作。二是动词不可误作形容词。例如，“在对外开放过程中，沿海和内地是分别的”。“分别”是动词，这里当成了形容词，如果前边加一个“有”字，作名词用就通了。三是形容词不可误作动词。例如，“他没有明确到自己的病根”，“明确”不是动词，应在后边加上动词“认识”，改为“没有明确认识到自己的病根”就准确了。四是名词不可误作形容词。例如，“他工作很模范”。“模范”是名词，不能做工作的表语，应改用“出色”一类的形容词。五是形容词不可误作名词。例如，“他的爱国主义精神达到了高度”。“高度”是形容词，可做动词的附加语，例如，“高度的爱国主义精神”，而自己不能独立使用。六是副词不可误作形容词。例如，“他做过一度军校教员”。“一度”是副词，同“一次”的意思类似，但用法不同。“一次”用在动词之后，可写成“他做过一次试验”，“一度”用在动词之前，可写成“他一度做过军校教员”。其次，要辨明词义，选用最贴切的词。这一点对于公文语言表述的准确极为重要。汉语非常丰富，要表达某一事物的同义词相当多，同义词的不断产生，是语言方面精密的标志，为语言表达的准确提供了有利的条件。由于同义词的含义非常接近而又有着细微的差别，因此，用词准确与否的问题，关键在选用的同义词是否正确。而非同义词的选用只存在是否正确的问题，不存在是否准确的问题。为了把公文表述得准确，下笔前要对同义词的词义仔细加以辨别，正确区分出它们的微妙差别，进而选用最贴切、最精确的词。主要辨明以下几方面的细微差别：一是词义的侧重不同。如想念──惦念。二是语义的轻重不同。如赞扬──赞成。三是语义的范围不同。如战斗──战役──战争。四是使用对象不同。如爱护──爱戴。此外，还要仔细分辨词语的感情色彩和风格色彩。感情色彩主要指是褒义，贬义还是中性。风格色彩主要指是庄重还是随和，是口语还是书面语。为使语言的表达准确，除了选择好同义词外，还要注意词语是指人还是指物，是主动还是被动。有的词只适用于人，有的词只适用于物，不能混用。例如，“××省今年遭受严重水灾，使农业生产感到极大困难”。“感到”这个词在公文中只适用于人（文学作品中的拟人写法例外），不适用于物。“农业生产”是没有感觉的，它不会“感到”。应该改用“遇到”，写成“农业生产遇到极大困难”。有些词用于主动范围，有些词用于被动范围，如果用的不当，就造成混乱。例如，“招展着血染的军旗，高歌着胜利的凯歌”。“招展”适用主动范围，红旗可自己“招展”，我们却不能“招展”红旗，只能“挥舞”红旗。例如，“束缚着几千年封建锁链的中国农民”。“封建锁链”可以去“束缚”，而被束缚的却不是“封建锁链”，应改为，“几千年来被封建锁链束缚的中国农民”。三、直接公文的一个基本特点是产生现实效用。一方面针对性极强，都是为着某种实际需要制发的。另一方面时间性极强，必须在现实发挥作用。这就决定了公文语言表达的直接性。无论是记叙、说明还是议论，都必须开门见山，直截了当，一针见血，一下子表明意图，让受文者从语言的表达中直接了解到制文的目的。而不允许有话不直说，绕圈子，或者隐晦暗示让人从文字的背后去领会某些意图。公文语言表达的直接，首先是语意的直接，不可曲折。一句话或一段话所要表达的意思是直接的，不要迂回前进，绕了一个大弯才吞吞吐吐道出本意。例如，本意是向东走，却不直接讲应该向东，而说向西如何不好，向南有何困难，向北后果如何严重。言外之意是向东好。文学作品的语言可以这样，因为它不是一种“实用”，而是一种欣赏，应该造成一种“弦外之音”、“音外之意”、“韵外之致”的意境，使读者思而得知，有想象和回味的余地，表现出一种抒情写意的间接性。而公文则必须直接表达意图，不允许让受文者自己去任意想象和发挥。只有这样，才能对公文内容准确地加以了解，并贯彻落实。其次是词义的直接，不可含蓄。一个词，一个概念本身的含义是直接的，不要引伸象征某种含义。例如，“他能如此拼搏，是因为他时刻都在想着母亲”。这里的“母亲”是指祖国，并非“母亲”这个概念原有的含义──妈妈。作为公文，使用这样象征性的词，容易产生歧义，有悖于发文意图因为“他时刻想着母亲”，人们完全可以理解为“想着妈妈”，不如直接写作：“他时刻在想着祖国”。或者写成“他时刻都在想着母亲──祖国”。四、平实平实，就是平易、实在。平实是公文语言的一大特色，也是由公文的政治性和实用性所决定的。公文语言的平实，首先是感情的朴实。公文所使用的语言一般不带强烈的感情色彩，语调较为平直，多为抽象的，理性的语言，直接作用于受文者的意识系统，使之有所了解和理解即达到目的。它不象文学作品的语言，作用于读者的感觉系统，使之有所感受，进而激动，为此使用形象的带有强烈感情色彩的语言，并通过具有感染力的描绘和渲染造成一种“意境”，刺激读者的感觉。公文语言所表达是超越了表达对象的外观形态的事物的质和理，它不需要借助具体可感的形象和意境，而直接作用于具有抽象思维活动的意识系统。因此，公文的语言表现为一种“理智”，而文学作品语言则表现为一种“感情”。例如，“我们要学习张海迪同志具有远大的理想、坚强的意志、无私的胸怀……”，这些语言都是经过对张海迪事迹的抽象概括，感情极为朴实，语调平直，带有确定性，是一种“理性”的语言。再如，“我们要学习张海迪同志海燕般的理想，青松般的风格，大海般的胸怀……”这样的语言是借助形象，给人以联想，产生感觉，带有不确定性，却有较强的感情色彩，是一种“感情”的语言。前者属公文语言，后者则是文学语言。其次是用词的朴素。公文的用词应朴实无华、诚恳实在，使用平易、浅显、通俗的词语。不追求华丽的词藻，避免过份的修饰，防止形式主义的修辞手段。如果公文词语过于绚丽繁华，大量使用过份的形容词一类的修饰词，以至各种不适当的修辞方法，不仅破坏公文的语体风格，影响了公文内容的表达，而且会造成浮夸，给人以假、大、空的感觉。例如，“我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情，在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会，欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的战友，怎能不热血沸腾、群情激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬呢！……”这个讲话稿连续使用了三个排比句，显得做作而虚假。特别是几个最最最，更是言过其实。而“热血沸腾”、“汹涌澎湃”之类的华丽词语不仅是一种累赘，而且与内容也很不相干。五、简练公文的针对性、时效性极强。因此，公文的撰写和处理，都需要快速度、高效率。语言表达的简练，对公文来说极为重要。公文语言的简练，首先是语言结构简单。一般单句多，复句少；短句多，长句少。即使是长句中也是短主语型、短谓语型、短宾语型等较多，而长类型的较少。例如，“任何人不得非法拦截军车。军队的行动任何人不得干预。如果有人不听劝告，后果自负”。这一段话三十几个字，三个分句，都是单句，也都是短句，一句一层意思，简单明了。公文的写作，多是采取这样简单的语言结构来表达。而文学作品则不尽然。例如，“当然，我们的工农群众就是无比可爱的，可是这里我想说的是他们的子弟，那些拿起枪来献身革命斗争的工农子弟，那些用马列主义、毛泽东思想武装起来的战士们，我感到他们是最可爱的人”。这是魏魏《谁是最可爱的人》中的一段，八十几个字，是由三个分句组成的三重复句。其中，“可是我这里想说的是他们的子弟”，“那些拿起枪来献身革命斗争的工农子弟”、“那些用马列主义、毛泽东思想武装起来的战士们”，是一种复句形式，都是从不同侧面在说同一些人，即工农群众的子弟。写散文可以这样，借助结构更为复杂的复句形式，表达较为复杂、丰富的思想感情，是为了“欣赏”。而写公文却不允许这样，使用简单的单句形式，表达明确而直接的发文意图，是为了“实用”。其次，杜绝堆砌。公文语言的表达极为准确、直接，因而也必须极为简练。不能为了卖弄，或者故作高深，不管有用无用，不负责任地将一些“漂亮”词语、“新名词”堆在一块，让人看了眼花缭乱，扑朔迷离，不仅浪费部属的时间，也使发文者的真正意图隐晦不显，妨碍对公文的迅速办理。例如，“要在领导机关和人民群众之间建立起十分有效的、能充分发挥作用的、切实产生实际效果的、构成网络循环体系、立体交叉输导的、多渠道的联系”。这句话不够简练，主要是堆砌造成罗嗦。其本意是：要在领导机关和人民群众之间建立起广泛有效的联系。由于将一大堆含义差不多的“新名词”罗列在一起，句子长，结构复杂，让人看了费时费力。再次，力戒重复。公文撰写中要特别注意避免以下三个方面的重复：一是语句中词的重复出现。例如，“新种的成熟期比旧种早熟十天”。这是主语的一部分跟谓语的一部分重复，主语部分的“成熟”与谓语部分的“熟”不仅是用词的重复，而且语法上也出现了错误，“成熟期”是时间，时间怎么“早熟”。或去掉“成熟期”，或去掉下面的“熟”。再如，“他用目不转睛的目光看着他”，这是附加语的一分部与主体语一部分的重复。“目”字重复，只要写成“他目不转睛看着他”即可。二是一个语句中意义的重复反映。例如，“他们不能也不该阻止我们的前进”。“不能阻止”和“不该阻止”意思相同，不必重复表达。三是一句话说两遍。例如，“一年来的改革实践取得了显著成绩，收到了巨大效果”。“取得了显著成绩”与“收到了巨大效果”两句说的是一个意思，只留下一句即可。最后，避免赘余。赘余是句子里多余的词语。虽然从表面上看并不重复，也不是堆砌，但都是些废话，去掉了于意思毫无损失。例如，“我们预先有计划有准备地把八个场地都清理干净”。“计划”、“准备”必然在事前，“预先”实在是多余，应该删去。文章写得好，叫“要言不烦”，文章写得不好，叫“烦而无当”。公文更以简洁为贵，我们应有足够认识。六、整洁整洁是指公文语言的严肃、规范、纯洁。公文带有强烈的政治色彩和严格的约束力，在语言表达上，必然要求严肃、规范和纯洁，这是一种庄重美。首先，语言严肃。公文语言不可油腔滑调，不可花哨浮华。例如，“以上条件，如能答应，那千好万好；如不允许，就双方拉倒”。这种油滑语句必须禁用。再如，“党委成员在讨论中，心情格外激动，有的热泪盈眶，泣有成声，一致表示……”。“格外激动”、“热泪盈眶”、“泣不成声”实属过份的修饰，不仅造成一种浮夸，而且也破坏了公文的庄重色彩。其次，语言规范，一是通用，尽量不用方言土语，少用生疏的专业术语，避免使用偏僻晦涩的词语。例如，“三年前他还是个稼娃，如今成了企业家”。“稼娃”是陕西土话，非当地人很难看懂，不能写进公文。再如，“他呕心沥血地投入到把供体的DNA与载体的DNA，用一种DNA连接酶的基因胶粘在一起而获得新基因，然后引入寄生物细胞中，从而得到具有新的遗传性状的生物类型的实验中去”。公文的内容不是探讨学术，大量生疏的专业术语对学术论文来说是“规范”的，但对公文来说就不够“规范”，它不是公文的本意所在，人们也很难理解。完全可以换成公文语言表述：他呕心沥血地投入到艰辛的生物工程实验中去。二是标准，就是公文表述不宜口语化，否则显得过于随便。例如，“领导得法，生产直线上升，工人们干得也更带劲了”。“得法”、“直线上升”、“带劲”等词语都是口语，不符合书面语言的要求，一般不上公文。三是固定，同样的文种，其内容和作用类似，所用语言也大体相同。于是逐渐形成固定性语言。其中一部分成为公文专用语言。例如，开头常用“根据”、“鉴于”等词语。结尾常用“此布”、“当否，请指示”等词语。再次，语言纯洁。公文语言的纯洁，除不使用生编硬造的词语外，还不能有谩骂的语句，更不能出现下流的语言。例如，“那些资产阶级自由化的言论，简直是放屁，臭不可‘闻’”。大家都懂得，辱骂不是战斗。用骂街来对付资产阶级自由化言论，非但解决不了问题，反而损害了公文的自身。不仅公文本身的内容不用这样的语言表达，而且也不能原本地引用这样的语言。在一些揭露错误或不当行为的公文中，常引用被批评者的话，如果这些话是谩骂或下流语言是不允许照样写出来的，而应该经过概括简要指出即可。
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公文语言的基本要求