公文知识有发文机关，或已在文尾注明了发文机关，公文标题即可省略发文机关；如果难以用少量文字概括所发公文的内容，或公文内容较为简单，可省略发文事由。公文标题除法规、规章名称需加书名号外，一般不加其他标点符号，而以空格代之；标题字数太多，分行书写时，注意不得将固定词语拆开分写。
二是主送机关。即负责受理或答复该公文的机关。上行文只有一个主送机关，即文件责任的直接承担者；下行文可有多个主送机关，书写于左首顶格处，按级别高低顺序排列。
三是正文。是公文的主体，表述公文具体内容的部分，写在主送机关名称之后。
四是附件。即附属于正文的材料，用于对公文的补充或参考。附件名称要在正文之后注明，附件本身既可单独成件，也可与文件主体装订一起投送。
五是发文机关。即公文的法定作者名称，应采用机关全称或规范化简称，写于正文或附件名称之后一定距离的右下方。如需以机关领导人名义行文，则应在领导人姓名前冠以职务。联合行文时，应将主发机关排列在前。
六是发文日期。用以表明公文的生效时间，写于发文机关下方，使用年月日全称。
七是印章。即发文机关对公文的效力负责的凭证，盖于发文机关名称和发文日期的字面上。
其三，文尾。文尾包括如下三个部分。
一是主题词。用以标示公文的核心内容，便于公文的计算机检索与管理。主题词不同于公文标题，其确定应从公文内容范畴、主题内容、特征和文种这四个方面入手，而不能简单地从公文标题中提取。国务院办公厅秘书局于1994年4月修订出版的《国务院公文主题词表》和中共中央办公厅秘书局于1998年8月修订发布的《公文主题词表》是目前标引主题词的重要依据。主题词一般不超过七个，每个主题词之间要空一格，写于发文日期之后，用黑体字印刷。
二是抄送抄报机关。即除主送机关外还应了解公文内容的有关机关。上行文为抄报，平行文或下行文为抄送。
三是制发机构和制发时间。即公文的印制单位和时间，书写于同一行。单位居左，顶格；时间居右，顶格。
其四，标记。标记包括四个部分的内容。
一是秘密等级。按公文的机密性质，公文可分为内部文件、公开文件和保密文件三类，其中保密文件又可分为秘密文件、机密文件和绝密文件三等。秘密等级标在左上角，以醒目的黑体字印刷。
二是紧急程度。公文有紧急公文和非紧急公文两类，紧急公文又可分为急公文和特急公文两等。紧急程度应以黑体字标在密级上方。
三是阅读范围。即以工作需要和保密范围为依据所确定的公文的行文范围和阅读对象，写于发文日期之后，主题词之前。
四是印刷份数。指该公文的实际印制数量，用括号标注在文件左下方。
另外，公文纸一般采用16开型（260mm×185mm）于公文左侧装订。按惯例，开头应为35mm，地脚应为25mm，订口应为22mm，翻口应为25mm，版心内正文应有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用纸大小可视实际需求而定。公文书写应自上而下、自左至右（见例一）。
例一格式规范的公文样式
（三）语言要求
公文的语言虽然只是一个形式的问题，但却能影响公文的内容，对公文整体起到举足轻重的作用。哪怕是一个小小的文字或标点错误，都有可能影响对公文的理解和执行。因此基层公务员务必要注意公文撰制过程中的语言问题。一般而言，要做到准确、朴实、简明。
1.准确。公文的语言要求准确，是指公文的用字用词要恰当，语句段落要通顺，数字标点要规范。例如，根据新颁布的《国家行政机关公文处理办法》，公文中的数字写法就应当严格遵守我国1987年2月1日颁布的《关于出版物上数字用法的试行规定》的要求。只有准确用语，才能如实反映客观事物，如实传达发文意图，使公文得以更好地理解和执行。
2.朴实。公文具有政治性和严肃性的特点，因此公文的语言应当力求质朴无华，少用描写和抒情的手法。要直话直说，不可拐弯抹角或以含蓄的笔法委婉地表达意思。
3.简要。公文语言的简要，是快速高效地传递信息的需要。冗长的公文不仅会让人望而生厌，而且不利于主旨的突出和重点的把握。简明扼要是公文写作的一项基本要求。要使公文语言简要，就须开门见山，尽快道出主题，紧扣主题，摒弃套话，并学会熟练使用一套常用的事务性词汇，简要对事物进行表达。
二、公文的行文
行文即公文的运转，行文关系则是指公文运转过程中发文机关与收文机关之间的关系，也即各级机关之间公文的授受关系。
（一）行文分类
按照公文在各级机关之间的运行方向，可将行文分为三类：上行文、平行文和下行文。相应地，行文关系也可分为上行文关系、平行文关系和下行文关系三种。
1.上行文。上行文即下级机关向上级机关呈递的公文，一般可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种。由于下级机关要对自己的直接上级机关负责，因此逐级行文最为普遍。只有在特殊情况下才可采用多级行文和越级行文的方式。上行文包括报告、请示和议案三种公文类型。
2.平行文。平行文即互相没有隶属关系和业务指导关系，同级或不属同一系统的机关部门之间的行文。平行文多采用公函文件。
3.下行文。下行文即上级机关对所属下级机关制发的文件，一般可分为逐级行文、多级行文、直到基层行文这三种。下行文的文种较多，有命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议记要等9种。
（二）行文规则
各级机关之间互相行文时，务必要遵守如下一些规则。
1.行文机关应明确发文权限，在自己的职权范围内制发公文。对超出自己权限的待处理事项，应行文商请职权部门发文或双方联名行文，不可越俎代庖。越权而行之公文没有任何权威和约束力。
2.下级机关应向自己的直接上级机关负责，不可随意越级向上行文。如有特殊情况必须越级请示，则应抄报所越机关。上级机关如有必要越级向下行文时，亦应同时抄送受文机关的直接上级机关。
3.受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。
4.贯彻党政分开原则，实行党政分别行文。凡属政府的工作，应以政府名义行文；凡属党委的工作，则应以党委名义行文。
5.若待办事项涉及多个机关的职权范围，或多个机关遇有相同问题需请示和报告时，各机关可联合行文。联合行文的各方应是同一级别。各部门若对某一问题未形成一致意见，均不得擅自向下行文。
6.经批准在报刊上发表的行政公文，应被视为正式公文而依照执行。如不另外行文，发文机关应在报刊上发表该文时加以注明。
7.本着精简高效的原则，严格控制发文的数量、投送范围。尽量减少行文的中间环节，不重复行文。
三、公文的办理
依照国家有关规定：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”一般而言，公文办理是指各级行政机关和公务人员在收到公文后对它进行的办复。
（一）基本要求
基层公务员办理公文务必须遵循准确、及时、安全三项基本要求。
1.准确。所谓办理公文要准确，是指办理公文的每个环节都要井然有序，办理公文的顺序要合理，衔接要紧凑，办理的形式和方法要力求规范、标准。
2.及时。为提高办事效率，基层公务员办理公文时务必要及时，要避免因公文误期而影响工作。一是要强化时间观念。公文能办就办，说办就办，养成限定时间内办好公文的良好习惯，不可拖拖拉拉、办办停停。对于紧急公文，更须及时处理。二是要缩短运转周期。公务人员要尽量缩短公文的传递、留办时间，促进公文高效运转，避免在公文传递过程中浪费不必要的时间。三是要简化办文程序。要尽量减少公文办理所需的手续和环节，防止因环节复杂、程序繁多而导致的效率低下。
3.安全。基层公务员在办理公文时要恪尽职守，确保经办公文的安全。这里的安全有两层含义。一是指要确保公文物质上的安全，防止公文受损或遗失。这就要求不可乱堆、乱放、乱叠公文，以免受到过多的磨损；要做到防潮防火防蛀，延长公文“寿命”。二是指要确保公文政治上的安全，严守国家机密。要积极做好保密工作，开展保密教育，做到有备无患，防止国家利益受损。
为了确保公文的安全，各级领导务必要端正态度，充分认识公文安全的重要性；要经常性开展公务员业务培训，提高基层公务员的素质和能力。
（二）收文程序
收到公文后，基层公务员一定要按程序对其进行处理。
1.登记。各级行政机关在收到公文后，务必要对所收公文进行登记。各种公文一般可按“上级文件”、“下级文件”、“需承办文件”、“一般性文件”4个类型分类登记。登记内容包括收文序号、收文日期、来文单位、来文标题、密级、领导批示与承办情况、归卷号及备注等。收文登记时字迹要清晰工整，平件、密件要明确区分，急缓程度要严格分清。登记的基本要求是准确、详实。
2.拟办、批办。拟办即基层公务员在收到来文后提出初步的办理方案或建议，供领导参考。拟办意见应简明扼要，并可随同附上与来文有关的材料，交领导参看。
批办即机关领导对需要办理的公文进行批示，提出执行、办理的原则与方法，并签署姓名与日期。批办要及时、迅速，批示的意见要明确、具体。
3.承办。承办即基层公务员根据领导批示意见，对公文的具体执行办理。承办时应当统筹规划、妥善安排。要分清来文的主次缓急，有步骤有计划地办理，优先办理重要的公文。一般而言，特急件应随收随办，当时或当天办结；急件也应随收随办；限时处理的公文当以规定时间为限，不得拖延；其他一般公文也应尽快办理。
4.催办。催办即对公文办理的督促与检查，主要是指在收到公文后，对本机关各承办部门的公文处理工作进行监督与检查。各级行政机关应建立健全机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度，以落实催办工作。
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