机关公文写作知识内容显示中是政权性质所决定的。中国共产党从建立机关工作时到革命战争中，就注意运用和改造旧公文形式，创立自己简易实用的公务文书。1942年1月颁布的《陕甘宁边区新公文程式》是一个标志。它把公文分为“主要的”和“辅助的”两类，主要公文是命令、布告、批答、公函、呈文；辅助公文是信、报告、快邮代电、签条、通知，共计十种并规定命令、布告、批答、指示信为下行公文；呈文、报告为上行公文；公函、通知为平行公文；快邮代电通用不分；签条只限机关内部使用。建国后，逐步地把正式公务文书和处理日常事务的文书区分开来，并对正式公文进行了定型化、规范化，正式颁布实行。第一个基础文件是1951年中央人民政府政务院的《公文处理暂行办法》。分总则、种类、体式、输程序、行文关系、催办检查、档案、保密等八章四十条，还有十个附件。后来，经过1955年、1957年修订，1987年2月发布正式的《国家行政机关公文处理办法》，通知各地“照此执行”。随改革进程，党政分开，1987年6月中央办公厅秘书局发布《中国共产党各级领导机关文件处理工作暂行条例》（征求意见稿），1989年4月发布试行稿。二、公文的作用和特点1、公文的作用。现代公文不可替代的作用是作为信息载体和思想桥梁，保证党政等公务活动的进行，从而使整个国家各体系各系统的机关有效地运行。①发布和传达机关决策的载体。各级各类机关按照党和国家以及上级部门总的政治意图、活动宗旨进行工作时，要在自己的具体情况的基础上做出决策，要将它报告上去，推行下去，交流出去，以取得法定的批准、执行和配合，或取得反馈信息来调整决策，就要借助公文。②强制或指导对决策贯彻执行的工具。公文对机关决策的推行实现具有利用法定行政力强制实行，或利用典型、经验来指导实行的作用。③工作依据和检查的凭据。各级各类机关的工作是在法定的职权范围内有领导地开展。工作的依据，检查的凭据，就是体现上级决策、反映下级情况的公文。④公务联系的纽带。各级各类机关之间的公务联系，如知照情况、交换情报、交流思想、协调行动等，是高效率、有秩序开展工作的必要条件，也是公务活动的重要方面。这个联系的纽带的重要组成部门就是公文，它把整个机关系统联成一体。当然有的可开会或打电话，不能一切指靠公文。⑤宣传教育的手段。公文把机关的意图传达下去，把情况传播开去，让人们知晓，本身就是一种宣传教育，当然与报刊宣传文章不同，不能长篇大论地讲道理，只是简单说明，起到提高认识、统一思想的作用。2、公文的特点①内容上鲜明的政治性和政策性。公文是国家政权进行统治、管理、协调系统内外关系的工具；是政党和群众团体进行党务、政治活动，进行自身管理、协调与国家及其他党派团体关系的工具；是企业事业部门进行管理、协调与管理系统及与国家、与其他系统关系的工具。其中国家政权和执政党是决定性的。公文就必然是它们政治意向与政策体现。②效能上的权威性和行政约束力。公文是法定机关制发的，国法党章是它实施实行的后盾和保障。这就决定了，公文代表制发机关法定的职权，具有法定的权威性和行政约束力。就是说，有关的机关和人员，不管看法如何，必须认真理解、处理、遵循和执行。当然，是指令贯彻执行的，还是指导性的，供参考的、知照的，有不同种类和明确规定。③形式上的程式化规格化。公文是以说明为主要表达方式的应用文体。在长期实践中，由于权威性、严肃性、准确性和效率的要求，形成了独特的程式和规格。它有着统一规定的种类、名称，及其适用的范围、内容、作用；有着一定的格式、特点；它的用纸、书写、印刷、装订等也有统一规格。这些程式和规格形成之后，由主管机关以《公文处理办法》统一规定。一般说来不可“失体”、“出格”。此外，一个机关的公文一经确定了格式——版头、版面、字型、行距、尺寸等，就不要随便更动，相对的稳定性有助于识别和保持严肃性和权威性。当然，它也是有一定活动余地的。④使用上一定的范围和时限。公文是用来解决机关管辖，涉及的一定范围和一定时期的现实问题，所以有其实用范围和时限。一份文件，有一定的接受人，一定的执行人和适用范围。时限，一方面是指解决当前问题，要限期传达执行；另一方面是指有效期并不是永久的，某些现行工作做完了，文件的作用就结束，成为档案、文献。⑤文风上的准确与庄重。公文的政治性与权威性，使它成为一种严肃的文体，形成了自己的语体、口吻和笔调，特别是文风上要求准确和庄重。三、公文标印格式公文有一定的标印格式，这是保证质量和行文效率的要求，也是法定权威性和约束力在形式上的表现，所以这是公文的内容和效能所决定的。格式的特点是标记标准、结构严整、大体一致。《公文处理办法》规定了“公文格式”，《文件处理试行条例》规定了正式文件的标印格式，大体一致。我们从主体结构、附加标记和款式规定三方面，介绍如下：主体结构，又称文件体式，是指公文中表达实际内容的主要文字成分，其各个部分在整体中有固定的位置。1、标题。标题一般由发文机关、内容（事由）、文种三部分组成。标题标明发文机关；内容（略）；“通知”、“公告”等是文种名称。向社会或机关工作人员发布的公文，如“公告”、“布告”、“命令”等，标题中写进机关、事由反而累赘，可以略去一项，或两项全略去。唯有“文种”不能省略。2、签发人。签发人姓名标注在文头间隔线右上边适当位置。命令、布告等，签发人在文末，注明职务。3、主送机关。主送机关是指接收、办理（贯彻执行、知照、研究、答复）的受文单位。向全社会和机关全体人员发布的公文，可以略去此项。4、正文。公文表达内容的主体是正文。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成；较短文电，一般由依据、说明、决策三部分组成。当然，有的只有二部分或一部分，由具体内容和欲起的作用决定。总的来说，从内容上看，要交代清楚什么人什么事，观点要鲜明，这件事怎么样，要受文单位做什么。5、发文机关落款。发文机关的名称，俗称“下款”，在正文之后偏右处。应写机关全称或规范化简称。6、发文时间。发文时间是签发或通过之日期，署在公文的发文机关名称之下，用公元，阳历，用小写汉字数码，不能省略“年”“月”“日”。7、附件。有的公文有附件，它与正文构成一份完整的文件。附件有两类，一类是补充说明主全主要内容的附件，实际上主件就是因为它才制发的，其名称作为事由写进标题，直接附在主件之后。一般发布、转发、印发、批转的公文，大都如此处理。8、印章。公文一律加盖印章（有特定版头的普发性文件除外）。印章要和落款的名称一致，盖在机关名称和日期上，要求上下压正文，下要骑年盖月。用印的一页，如无正文文字，要在开头用括号注明：此项无正文。9、抄报、抄送机关。公文除主送机关（阅处）外，还需要送有关机关或领导人（阅知）的，要在文件末写上抄报、抄送机关名称或领导人姓名。“抄报”是送本机关所属上级机关、领导，“抄送”是送平级或下级机关的。一般标在末页“主题辞”下方。10、附注。即附带说明的事项。以上十部分构成公文的主体，其中前六项必有，后四项看情况需要不需要。附加标记，又称版式，是公文主体之外构成文件必不可少的部分。1、版头。版头，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字（或加括弧标注文种名称）组成，用大字居中印在文件首页上端。另一种是用于公函的，只印上机关名称，叫名头。文头、名头都有大字和横线一起套红印刷，所以称“红头文件”，日用文书的版头原不套红，俗称“白头文件”。党的机关的公文版头，间隔红是一条当中有五角星的横线，政府部门只有一条横线。2、发文字号。3、秘密等级。机密公文分“绝密”、“机密”、“秘密”。标注在首页左上方份号下面。4、紧急程度。公文处理的时限要求，以紧急程度的标记来区分。紧急公文应分别标明“特急”、“急”。一般的可不标。标在秘密等级之下。5、主题辞。“主题辞”，由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组成的。由发文机关从《主题词标引参考表》上按条目选取词汇嵌成，也可以拟写。标注在末页下部、抄送范围上方。6、印发标记。有些公文在文末要标上印发情况，即印制份数，承发单位，印发日期等。四、公文制发程序1、草拟。公文的拟稿工作一般是谁主管的事，谁拟稿。重要公文由领导人亲自草拟或主持草拟，一般公文由秘书部门或业务部门草拟。草拟公文应当注意遵守《办法》、《条例》中关于内容和形式的规定。拟稿过程中征求意见、讨论修改，要在标题下注明“初稿”、“征求意见稿”或“讨论稿”；拟送领导签发的叫“送审稿”。2、审核。“送审稿”在提交讨论和领导人签发之前，要由机关的办事部门认真作好审核把关工作。审核的重点是：是否需要行文，公文的内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。不符合要求的要重新草拟、修改。审核中如认为符合上述要求，要写出明确的意见，送领导人签发。3、签发。审核合格或讨论通过的公文，要有签发手续。各级国家行政机关党的机关发出的重要公文，由机关或党委主要领导人签发。一般事务性的可由主持日常工作或分管该项工作的负责人签发。有的公文，可由被授权人签发。联合行文，要由所有联合发文单位的领导人会签，每人都要在签字之下注明自己的签发日期。联合行文如果意见不一致，要如实反映双方的意见，否则可以不签。4、缮印。印好的文件还不能立即封发，在校对确认无错误遗漏之后，加盖公章。铅印的公文可在印刷时用印模加印公章。复制的副本不盖公章。5、归档。公文在盖章后为正本，制文机关要留下一式二份或三份，连同定稿和有价值的修改稿立卷存档。草稿和一般修改稿，不存档。五、公文写作总的原则和要求1、内容方面的基本要求。①符合实事求是的思想路线。②符合党的方针政策和国家的法律政令。③符合本机关的职权和责任范围。④符合保密原则。2、形式方面的注意要点。公文的文字形式，既要正确地传递发文所要表达的思想、信息，又要特定的接收者最易领会，还要表现出适宜的礼仪。①开门见山，重点突出。整体上观点鲜明，主题显豁，使读者易于明白。②结构严谨，条理清楚。公文结构，要适应高效实用和读者最易接受的特点，一般采用单线结构，要注意因由明显，接榫紧密，线索清晰，特别是要注意条理性，条文化，可以采用小标题分层分条开列的方式。③语言简明通顺，规范、得体。公文语言要求简明通顺，规范化。要正确使用现代汉语标点符号。要熟悉它的语言材料体系，正确运用公文用语，特别是恰当地运用其中的礼貌用语和结构用语。结构用语也有三方面：其一是开头，如行文根据是上级政策、法令、决定，多用“遵照”、“按照”、“根据”等。如是实际情况，可用“由于”，如是动机目的，则多用“为了”，如申述已知事由，多用“对于”、“关于”等。其二是过渡用语，在陈述情况，说明因由，提出依据之后，用来引出措施、办法、决策、建议等，多用“据此”、“因此”、“对此”、“为此”等。其三是结尾用语，如“特此通知”，“此布”，“是否有当，请指示”，“当否，请批示”，“如无不妥，请予批准”，等等。第三方面，写公文用语要确切、通俗和简练。确切最重要，是指准确恰当，含义确定，只能有一种解释。要运用词汇的直接意义，不要用象征义、譬喻义、言外之意等。少用形象化的语言，避免用词不当，摈除模棱两可的词语，象“大概”、“可能”、“也许”、“据说”等。通俗，就是朴素如话，浅近易展示。当然，通俗不是浅薄，不是粗俗，要避免用俗语、歇后语、俏皮话。简练，就是用最少的话说明问题。第二节会议纪要1、含义。会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的公文文体。2、性质和作用。会议纪要是把会议的情况和结果简要记下的一种会议文件，党政等都用。性质由会议性质决定：一种是决定性纪要，要求下级贯彻；一种是协议性纪要，要求协议各方共同遵守，有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题；有些较为一般的会议，则可以采用会议纪要的形式。上呈下达还可以由会议的主持机关加按语下达。也可以上呈后经上级领导机关或主管部门加“通知”批转下达，还可公诸报端。3、主要类型及其一般格式和写法。会议纪要因会议的性质、任务和具体情况的不同而不同。主要有两种：一种是例会、办公会议的纪要。这是机关研究日常工作和日常事务的会议。大体有固定时间，如每周一、二或半月、一月一次。有相对固定的出席者。如局务办公会等等。这类会议的纪要，往往办成长期的，类似简报。（只解决一项问题的，写出其结论决定即可，解决一系列问题的，按议题讨论顺序逐项写下。）上述各项也可以用连贯的文字写出，写法大体同于下面专题性会议纪要，只是简单一些。可在机关版头下加标题以正式文件形式公布。另一种是专题性、大型会议的纪要。通常是由标题、正文、文尾构成，其中正文由开头、主体、结语构成。①标题。一种是简托标明议决的问题，然后以副题写明什么单位性质的会议纪要。②正文。正文写什、何先何后、语气口吻，也有一般的格局，又有变化的余地。开头，写基本情况。即开会的动因，依据什么指示或实际情况，目的是解决什么问题；时间、地点、会议全称，与会范围及主要负责人，来了什么领导人有什么指示、讲话；会议的基本议程和主要活动，会议结果及对它的评价。主体，写会议的主要精神。对过去工作的评述和会议讨论的工作的意义；今后工作的指导思想和原则精神；工作要求和具体措施。结语，一般是发出号召，鼓舞人心、展望未来的。有的可以不写。整个纪要的口吻，用“会议”作主语，即“会议认为”，“会议强调”，“会议听取了”，“会议讨论了”，“会议决定”，“会议指出”……。③文尾。除公工发布外，做为文件发布或上送下达，要按公文要求注明主送、抄送、发送的范围。4、怎样写好会议纪要。①要解决好突出会议重点和涉及的有关问题的关系。一个会议主要解决的问题，就是会议的中心。“纪要”要突出这个中心，与中心较远而又很有价值的材料和意见，可以用其他形式如会议简报、专题报告等向有关部门反映；有些问题，似乎不是会议中心，但却是解决问题的先决条件、有关事项，或是会议权限之内所应涉及的，也要写进去。②正确地集中会议的意见，记下取得一致的意见，又要重视少数人正确合理的意见。意见分歧很大没有取得一致，就不要写，有的可以把不同意见分别写进去。③写作中要注意条理化和理论化。会议纪要要对会议上各种意见分析综合、加工整理、概括复述，其中要注意两个方面：一是条理化，就是以会议宗旨为中心，把会上讨论的意见分类、分层地加以整理、叙述，几个问题，每个问题几层意思，都要清清楚楚。可以分部分、加标题，分条条、列条目，以显豁清晰为目的。二是理论化，即采用会上讨论的意见时，要保留它的理论性、说服力。一般意见，要进行一些理论概括，不要只有几句公文词语。
第三节通知、通报通知1、含议和性质。“通知”，是传达上级机关的指示，批转下级机关的文件，转发上级、同级或不相隶属机关的文件，要求下级机关办理，需要周知或共同执行的事项的一种公文文体。“通知”属发布知照性公文。和“通告”相比，针对的对象范围狭小一些，一般是限于有关单位有关人员，所以多数以内部印发或内部张贴的方式来发布，当然有的也可公开张贴或公开发表于电台、报刊。2、类别及其功用、要点。①一般性通知。发布要求下级机关人员办理或需要知道的事项。要点是写明白什么事，什么时间、地点，如何办理。②批示性通知。针对欲发公文所加的通知。大体有三种情况和相应的三种形式。“转发”，对上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文，加按语式通知转发下去。“批转”，是对下级机关的公文加批语式通知下发，通知执行，或通知参照执行等。“颁发”（“印发”，）职能机关发布行政法规、印发有关文件，并加说明式通知下发，其附件即要颁发的那个文件。③指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可用“通知”发布。④会议通知。谁决定的召开什么会议、内容（讨论什么事项）、时间、地点、参加范围等，可用“通知”发布。此外，尚有“任免通知”，任免领导人需下级机关知晓的，或任免的就是下级机关领导人。主要写何机关何会议决定何人任何职。亦可归入第一类“一般性通知”中，属于要求下级知晓的。3、格式和写法。①普通通知：包括上述前三种，格式写法有其共同之处。目的是使受文者知晓，因而要求交代清楚，容易明白。标题同于其他公文，指示性通知标题上的发件名称可加书名号。有受文单位的写上款，范围大、类似布告的，不写上款。正文有两种：（1）较长而含较多实际内容的，分开头、主体、结尾结撰成文。开头写通知事项的依据、目的；主体是通知的决策本身，多用条款式；结尾，一般多写贯彻本通知的时间要求、希望等。（2）较短而内容简单的，只用一段或一句成文，写动因（目的、情况、政策皆可）、说明、决策。动因与说明尚有省略。②会议通知：会议通知是上级机关或发起单位发给与会单位和人员的书面通知。一种是领导机关通知有关机关和人员必须参加的，一种是发起单位邀请参加的，写时口气有不同。一般格式包括标题、正文、落款三部分。标题：重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多。标题可以只写“通知”，不编发文号。正文：上款，抬头顶格写发往部门，一种是笼统写法，如“各区、县、局”；一种是具体填写各发往单位的名称。发给个人的是称职务还是称同志，看会议性质决定。正文主体写开会的根据、目的、日期、地点，派什么人参加，会议的内容、议程（保密性的会议不写）。需要汇报、发言，带论文、材料的，以及开多久、几时报到，带何证件和交通食宿等问题，都在正文或附件中写明。普通会议简略一些，只写时间、地点、会议内容等。落款，在正文后右下方写下召开会议单位的机关全称和年月日，加盖公章。标题上已写明单位的，只写年月日盖公章。日用通知很简单，落款后贴出即可。有的打打电话通知亦可，但要写下再打，免得遗漏事项。写会议通知的注意事项：信息开门见山，交代七个要素（会名，会期，时间，地点，范围，凭证，筹办单位），注明开会准备，保证限期送到。通报1、含义和性质。“通报”是表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的一种公文文体。“通报’亦属发布性周知性公文。与“布告、公告、通告”相比，有一定范围，多用在机关体系内部，与“通知”相比，并非以上对下，不能有所部署。2、类别及其写法。①表扬通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、决定三部分内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定。②批评通报。批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）。批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍，合理的因果分析和正确指示决定。一般有附件。③情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项，以情况为主，可以有分析，提一点要求。领导人的重要讲话精神，亦可作为情况通报发布。3、写作注意事项。“通报”的标题与一般公文相同，正文一般包含事实、说明和决定三部分。需要注意的是以下三点：①时机要合适，注意与全局布置、大气候协调，但又不是超浪头“反啥有啥”“要啥有啥”。②态度要诚恳、严肃。③事实要扎实，用词要恰如其分。总之，要达到表彰起感召作用，批评起教育作用。
第四节报告、请示一、报告1、含义和性质。“报告”，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或要求的公文文体。报告是写给上级、主管部门的呈报性上行公文。党政和群众团体都使用。是沟通上下级关系、实行领导关系以使机关体系运转的主要工具，我党我国一向重视报告制度。2、类别及其功用。①例行报告：即下级机关由于工作任务、物质的需要，定期向上级写的报告。分日报、双日报、三日报、周报、旬报、半月报、月报、季报，一旦按需要定下期限后，就必须在固定时间上报。年度报告也就是正式总结报告。例行报告不能变成“例行公事”，“把破帽年年拈出”，而要随着工作的进展，反映新情况、新问题、写出新意。不需要例行报告的，不要定下出例行报告。②综合报告：全面汇报本机关工作情况，以便于上级了解全局、进行全面指导的报告。要注意反映的情况、问题得全面，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点。③专题报告：指向上级反映本机关的某项工作、某个问题、某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。应上级要求或机关主动报都可以。大致是做了某项工作，有了某种成就或经验（中心工作报告），发生了什么问题或出了错误捅了漏子（紧急情况报告或检讨报告），召开了会议解决了某一问题等（会议报告）。要迅速及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。3、基本格式和写法。标题，包括事由和公文名称。上款，收文机关或领导人。正文，结构与一般公文相同。特别要注意：情况确凿，观点鲜明，办法明确，口吻得体。呈报的，文末要写“以上报告当否，请指示”等。呈转的要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行”等语。然后写发文机关、日期。二、请示1、含义和性质。“请示”是向上级机关请求指导和批准的一种公文文体。请示是下级机关写给上级机关、主管部门的报请性上行公文，党政都用，专为请求指示与批准的，体现了领导关系。2、功用和类别。一个机关在既定的职权范围内，上级方针政策已经明确规定的问题，不必请示即应自行处理。要请示的，或是有关政策、法令中有不正确、不清楚的问题，本机关本系统发生了按原规定难以处理的重大问题，或因具体情况而需变通处理。对新任务和其他财款动用的要求等，要上级批准而使行动合法；或是要求将好的作法批转到一定范围贯彻或指导。①建议请示。发现问题却牵涉全局，向上级建议，请示批准或批转。②求批请示。凡需上级批准才能实施或涉及到本机关无权解决的问题，而请求审批的。③求助请示。。工作中遇到无力解决而又需要解决或群众要求解决而请求上级帮助的。④探讨请示。对上级决策、文件从实际出发请示重新考虑决定或请示的内容有普遍意义请求批转的。3、基本格局和写作注意事项。标题一定要写明“请示”，事由要概括准确，发文单位可以在标题写明，也可以不写而签署在正文后边。标题下，正文前，要顶格写明接受请示的单位或领导人的名字。正文要开门见由写请示问题的原由，接着着重写请示的问题（顺序也可倒过来），然后提出意见建议，以供上级判断、抉择。正文之后要另起，写明请求批示。请求批准、批复要求明确表态，则写“以上请示当否请审查批示”、“望予批准”、“请及早批复”等；请求批转则写明：上述请示，如无不当请批转到什么范围执行或参照执行。最后在右下方签署机关名称或领导人的名字，下面写上日期。必须事先请示，不能“先斩后奏”；必须一事一请示，不能许多事搅在一起；要向主管部门请示不要越级请示，不要多方请示，如系牵涉到几个单位或领导，要呈报主管领导机关或个人，抄报其他机关、个人；几个机关因同一件事需请示，要统一意见，联合行文，会签印报。第五节批复，函一、批复1、含义和性质。“批复”是答复请示事项的公文文体。属批答性下行公文，是上级机关或业务主管部门对请示、报告的答复，党政都用。2、格式和写法。标题，何机关、关于何事的批复。上款受文机关即请示、报告的发文机关。正文开头要写明是对于何时、何号、关于何事的请示的答复，时间和“请示”的发文字号可以省略；主体是答复问题，意思要明确，语气要适当，什么同意，什么不同意，为什么某些条款不同意、注意事项都要写清楚；结尾，如同意，可写要求，不同意，可提供其他解决办法。最后写“此复”，落款。二、函1、含义和性质。“函”是机关之间商洽工作、询问和答复问题、向有关部门提出请示的公文文体。它是询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”。是正式文件，要单编发函号，按程序制发、归档。与日用文书中的“便函”，象介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同。2、类别。①商洽、询问、请求批准的。②知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。③答复问题、回复请求的。第①②两种是主动发出的。叫“发函”，第③是受动答复的，叫“复函”。3、格式和写法。“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体。要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。①函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。②标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。③上款：受函机关或领导人。④正文：“发函”大体是开头提出问题，说明什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么、请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予×××是何”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“×月×日×号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。⑤下款：发函机关，年月日，公章。⑥函尾，抄送机关。第四章日用文书在机关应用文章的三类中，除专门文书是在专门机关、领域使用外，一般机关里用的就是公文和日用文书。而日常处理公务时，不可能也不必要时时、事事正式发文、使用正式公文，而更多的是使用处理日常事务、交流信息情报的简便的日用文书。这一类文字材料的使用频率高、作用广泛、手续简便，在文字工作中占很大比重。使用得当、写得好，有助于提高工作效率、推动工作、加速改革；等闲视之，粗制滥造，往往成为文山会海的主要质料、费时无益的“肮脏的废纸”是，有许多人却往往不大重视这些日用文书的写作，觉得见得多了，谁都能写，因而不讲究、不用心、不把关，致有滥写滥发现象。其实它在机关工作中具有重要的独特的作用和意义，国家机关的公务人员都应懂得它、把握它、写好它，让它发挥积极作用。
第一节概述一、机关日用文书的含义、功用及其类别1、含义和功用。机关日用文书，又叫机关日常事务文书，是机关办理公务的文书中，一些非正式文件的统称，是机关体系处理日常事务的应用文体。具体指简报、调查报告、按语、计划、总结、规章、介绍信、礼仪函电、图表等等。因为它们是处理日常事务所应用的，因与《办法》和《条例》规定的正式公务文书有种种区别，所以叫它“日用文书”。日用文书，是机关日常办理具体事项、传递各种信息、联系工作、总结推广经验、维系和处理机关之间和机关内部关系的一种轻便文字工具。文体、效能、制发、格式等，是在机关工作中约定俗成而由机关自身确定的，不象正式公文那样经法定文件规定下来。因而，在经由法定机关批准或作正式公文发布之前，不具正式公文的法定效能，只在发放机关批准或作正式公文发布之前，不具正式公文的法定效能，只在发放机关范围权限之内有一定行政效能。2、日用文书的类型、类别。日用文书种类繁多，没有法定的规定，也没有标准的分类法。现在机关里日常应用的文字材料，大体有三个类型，日用文书正是如此。①文章型的：具有篇章结构形式的文章。包括简报（快报）、调查报告、按语、计划、总结、会议报告和讲自豪感稿等。②条款型的：按照条款格式结撰而成的，象机关里一般的规章制度、章程、公约、守则等。③表格型的：即有固定格式的简单文字和报表，多系事先印好表格或特定项目，然后逐项填写的。象统计表、介绍信、条据、请柬等类就是。二、日用文书的特点日用文书是机关应用文章中最为灵活机动的一类，它与正式公文有分工而相辅相成。它具备了新闻文体的某些作用，却又能不超出机关范围。1、事务性与简便性。日用文书快速传递信息等性能，和新闻相近。其中有的文种，如调查报告，既是机关应用文体，又属新闻文体，除了有保密内容或属于组织、人事方面者外，也可以在报刊上发表；有的文种，稍事改动，即可成为消息见报，有的可作按语或改作短评；有些文种，可以报道或公布，等等。但是，它和新闻的不同就在于事务性，它是用来办事的，办理机关公务。这一点和正式公文相同，但它是处理日常事务性的公务，手续简便、使用方便，与正式公文的郑重、用以处理较重大事务、有严格制程序、需领导人签发是不同的。2、适用对象和读者范围的特定性。新闻是面向全社会的，而机关日用文书有自己特定的发放、适用范围和读者对象。就是说，它只在机关内部和机关体系一定范围内使用，每一份都有特定的读者对象，同时，也有它使用的目的。如传递信息的简报，有发放范围，而并非面向社会，如果在报刊上发表，就需要有公开发表的意义而又在无需保密的情况下才行。日用文书本身不是新闻，即使在政务公开的情况下，也必定有一些不宜或不必公开发表的。3、参考性与引导性。日用文书在机关应用文章中的特点，首先是它没有法定的权威性和强制执行作用，而只对有关部门的工作具有参考性或引导性。有时只是通报信息或情报，不是正式行文。诚然，日用文书在自己的实施范围内，有的也具有行政约束力。如计划、规章，必须执行或遵守，违背了或执行不力要受到行政批评、处分，但与违法渎职不同（后果构成犯罪者除外，那已是超出规章、计划之外的责任事故了）。如超定用车，违背了用车章程，可以批评，给行政处罚，但不构成犯罪。4、写作上的灵活性在机关文章中，日用文书没有规定的格式，因而写作上要灵活得多。可以说，它们是机关应用文章中最为自由，最易发挥写作能力，最有创造性的一类，因为它不必死守固定程式，不用专用术语。相反，由于使用多，更忌讳匠气——写出来每一份都一样。而应多一些变化，不可拿一年框子往进里填内容。三、重视和写好日用文书机关应用文章对治理国家、管理社会、推动改革、实现四化具有重要作用，而其中的日用文书尤有基础意义和无可替代的作用，因而，被称为“基础性文书”。1、机关基础工作的一方面，关乎工作效率。机关的基础工作就是办事，解决问题，要工作就要在各机关之间或内部沟通、联系，从而使整个机关体系运转。日用文书是办理日常事务进行日常联系、沟通的重要工具，如果写得“少、快、好”，办事效率就高，否则就会影响工作。2、机关决策的基础，关乎决策正误。日用文书被称为基础性文书，还因为它为决策提供基础、依据。它除了按正式决策精神办事外，主要是提供信息、情况的，或作为决策反馈，或作为“准决策”（如正式批准前的计划）而听取意见、反映。这就是作为基础对机关的正确决策或调整决策作不可或缺的贡献。3、机关写作的基础，关乎写作水平的提高。要写好干部常用的机关应用文章和报刊宣传文章，必须有写作的实践和历练。日用文书由于使用多，写作灵活，因而是练笔的好机会，也是提高鉴识和修改文章能力的好机会。这是它被称为基础性文书的又一原因——它是机关文字工作的基础和练基本功的，不仅有助于提高写作能力，而且有助于积累材料、知识、经验，对提高整个工作能力和领导能力、改进机关作风，帮助是很大的。
第二节简报一、简报的含义和功用1、含义和性质。简报是各种机关交流情况、信息和简短书面报告。简报使用者是机关，但不是正式公文，不具法定效能和行政强制力，只是知照而己。简报是简短地报告已发生的事实的，与新闻报道有相似处，但却只向一定范围报告与机关工作有关的事件。简报是报告单位情况的，但却与调查报告不同。那往往是上级、有关单位进行调查后写的，是从全局看局部，要有分析研究。简报与同以叙述为主要表达方式的小说、报告文学也不同，它不能虚构、假想，虽也要生动，但却不宜抒情和带文学色彩。2、简报的功用。简报的主要用途，是在机关系统上下左右向一定范围交流信息情报、经验教训、帮助特定人员掌握情况动向的。对建立现代信息反馈网络具有重要意义。随着各项事业的发展，简报这种简便灵活地交流情况的文体，迅速发展和推广开来。范围上，从中央到基层的党政部门、群众团体，到政治、经济、文教、卫生、工业、农业、交通运输、商业等各条战线，从全国到省、地、县的各类会议。内容上，各部门的动态情况，思想反映，成就、经验、重要活动、科技发明、生产进度、纰漏事故、自然灾害，好人好事、坏事苗头等等，都要用这种简便的形式在机关之间、机关内部迅速交流。现在它的形式、使用已经基本稳定下来，但同时还在随社会发展，办公现代化继续发展。如有些省近几年来兴起的《信息》、《快报》，利用传真机把各地的信息——新情况、新问题、新决策、新经验、新创造，进行交流，形成文字材料，在省、地、县各级主要领导上班之前送到他们办公桌上，对迅速作反应、推动工作作用很大。当然，滥发简报的现象相当普遍，这就削弱了它的作用，降低了它的威信。二、简报的主要种类现在许多机关都办了一种或多种简报，种类繁多，名称不一。1、从办简报的角度分四种：①长期性综合性简报。主要是反映本系统、本部门、本单位的日常工作和动态，可以定期出，也可以不定期。这种简报包含的内容十分广泛，如对上级决策的贯彻情况，群众反映，思想动态，各种典型，工作进度和经验教训，好人好事或事故问题等等。②阶段性专题性的简报。它特指正在集中完成某项任务时，把动态、情况、典型、做法、经验、问题，向主管部门汇报和向有关部门反映的简报。任务完成了，简报就停止。③会议简报。④专门性简报。这是一种专门反映某个专业领域的动态、经验的简报。如《地税简报》，《科技简报》。2、从写简报角度分两大类型：①动态性简报。这就是平常所谓“情况简报”，以反映本机关动向、变故、异常现象和所辖范围的思想、动态为目的的。内容主要包括对党的方针政策的反映，思想变化和认识，新发生的值得注意的事件，好的苗头和坏的苗头等。②经验性简报。即所谓“工作简报”，以报告本机关所墨守成规范围工作做法、进度、经验为目的。内容主要包括：对方针政策、指示决定的执行情况，贯彻的措施打算，做法、经验或问题，表扬和批评。三、简报的形式和写法1、一般的形式规格。一般简报需具备报头、正文、报尾三部分。①报头，在第一页上方，中间是醒目的简报名称即大字“刊头”。有的只标“简报”，有的前面标明单位、部门或专业、性质，如《×市×局简报》。“刊头”下面是简报期号，可以按年度编号，也可以统一编号、可双用“第十八期”的形式，也可以用（18）的形式。期号下面左侧是主编单位的全称，如：“××办公室编”、“××”会议秘书处等，右侧是印发日期。再下面一条间隔水线。②正文，在报头下面放标题，正文中间可以另加小标题。一份简报一般登一份材料，也可登几份相类、相关或比照的材料，各份材料要分开，第一页可印上目录。会议简报一般只登一份材料。③报尾，在末页的最下方，沉底排两条平行的水线，中间空出，注明本期发放范围——报、送、发或加发的单位名称和个人职务姓名。末一行注明本期印发份数，以备查考。也有把主编单位和印同日期放在最后的，有的简报可以不要报尾。2、一般格局和写法。简报的写作原则是，怎样能简明地把情况说清楚，就怎样写。它没有一成不变的格式，但是在长期写作中积累了一些可供借鉴的经验。①拟一个醒目的标题。一是要有内容，使人一目了然，看了标题还想看内容。一是要引人注意。如唤起人们重视，“一个值得注意的倾向”，或提问题“……怎么办？”甚或用形象一点的题目等。②安排好正文的三部分。首先，有一段“导语式”的总括说明。或是采用概括叙述，或是把结论放在前面。当然，开头和结尾的变化是很多。其次，把主体内容分几部分，按逻辑顺序安排层次、段落。一是纵式结构，按时间顺序叙述；一是横式结构，按空间，即事物的组成方面进行叙述。最后，要有一个好的结尾。补充和深化主要内容，发人深思。亦可戛然而止，最忌套话敷行。③重视简报的编辑工作。四、简报写作的特点和要求1、实。简报是报告信息、情况的，上级部门可能据此作出相应决策，有关部门也可能采取相应措施，所以必须实！这就是说，必须有事实，而且必须真实，从时间地点、人员情况，来龙去脉、前因后果，特别是数据、引语，必须确凿无误。引用人物语言必须确有其人其语。会议简报的“发言摘要”，一定要送本人核对。用“有人说”也可以，但必须是确有其人其言。第一，要严禁虚构伪造，合理想象，报喜不报忧。第二，要防止主观片面，以偏概全，“主题先行”，“按图索骥”。第三，要注意分寸尺度，既不能全是“比较的”，也不能绝对化。第四，文字上要朴实，准确。2、精。简报要少而精，有关领导和人员才以最短时间获取必要信信息情报。“精”是关键。首先指内容精粹。要抓住有意义的情况，是重点、是要害；表达要主题集中，精选材料，概述事件。不能贪多求全，“胡子眉毛一把抓”，写成一篇豆腐帐。同时，精也指文字精练，用最短的文字写尽量多的内容，一句能说明的，绝不用两句，“竭力将可有可无的字、句段删去。”但不要用不规范的缩略语，象“打办”、“双拥”等。简报紧好千字左右，不要超过两千字。3、快。一是发现情况快，二是要写得快，印送快，及时迅速地把这些情况反映到上下左右。如果是“炒冷饭”，或拖拖拉拉，时机一过，等于废纸一张。会议简报尤其如此。