三、外交照会（一）照会的定义“照会”一词，原为参照、会勘、招呼、通知的意思，后引申为文体名称。它是一种国家往来中最常用的一种外交专用文书。按照国际惯例，照会仅限于外交部及其派出的外交代表机关（如大使馆）、外交代表（如常住联合国代表）与另一国相对应的外交机关、外交代表之间使用。但在外交实践中，有时也用于具有外交性质的领事馆和国际组织。照会行用时要遵循对等的原则，如元首对元首，总理对总理，外交部对外交部等。（二）照会的分类1.正式照会中华人民共和国外交部规定：正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成。一般不盖机关印章。正式照会用于：（1）重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，承认、断交、复交等事项的正式通知。（2）重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。（3）隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。（4）为了表示对某一事件的特别重视，处理该项事件时也可使用正式照会。2.普通照会普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权的外交官签名。普通照会用于进行一般交涉、行政性通知、办理日常事务、交际往来。由于外交文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要国际问题的来往，现在也多使用普通照会。将同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的普通照会，亦称通告照会。例如，外交部用以向各国外交团发送各种事务性通知、规定、条例等的照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、例假日等。这类通告照会可复印，受文机关可写为“各国驻××国外交代表机关”。（三）照会的基本结构1.照头就是照会的开头部分，主要写受照人的称呼、尊称、职衔、姓名或受照机关名称。有时，前面还要加上国家名称。2.正文写明照会内容，分为六大类型：一是代办介绍信，二是大使就任通知，三是转送电报，这三种适用于正式照会；四是申述态度，五是通知协定生效，六是大使临时离任通知，后三种适用于普通照会。3.照尾包括致敬语和落款两部分。致敬语多用“顺致最崇高的敬意”。落款要写明发照人的职务，以及发照的时间、地点。根据需要进行签署和盖印。　【 范 例 】正式照会例一：代办介绍信××国外交部长×××阁下阁下：在中华人民共和国驻××国特命全权大使赴任之前，我委派中华人民共和国驻××国大使馆参赞（或×等秘书）×××先生为临时代办，办理建馆事宜。我现在向你介绍×××先生，请予接待，并对他执行任务给予一切便利。顺致最崇高的敬意。　　　　　　　　　 中华人民共和国外交部长（签字）　　　　　　 　　　 ××××年×月×日于北京　注：1.此介绍信需印正副本各一份，正本面交驻在国外交部长，副本面交驻在国外交部礼宾司长。2.正本用带国徽、带外交部衔的照会纸印，副本用无国徽、无外交部衔的白照会纸印。　正式照会例二：大使就任通知 （××）××字第××号　××国特命全权大使××阁下阁下：我已于××××年×月×日向××国主席（总统、国王）××阁下（陛下）递交了中华人民共和国主席×××阁下任命我为中华人民共和国驻××国特命全权大使的国书。我在就任时，诚恳地向阁下表示，我将尽力同你建立良好的联系，以加强我们两国之间的友好关系。顺致最崇高的敬意。中华人民共和国驻××国 特 命 全 权 大 使（签字） ××××年×月×日于××　注：第二段措词可视不同情况作适当的变动。　正式照会例三：转送电报 （××）××字第××号　××国外交部长××阁下阁下：在×××共和国成立××周年之际，我向您致以热烈的祝贺，并荣幸地送上中华人民共和国国务院总理××阁下致××