四、表扬信内容显示中（一）表扬信的定义与功能表扬信是用于表彰个人或集体的先进事迹和模范行为的书信，它是一种专用书信，可以由某单位、团体制发，也可以以个人的名义发出。表扬信是一种建设精神文明的有效工具。在我们所生活的年代，总有一些在工作、道德、责任等方面表现非常突出的人物和事件涌现，譬如工作兢兢业业认真负责取得了超出常人的成绩；尊老爱幼乐于助人拾金不昧常做好事；不顾自身利益和安危主动承担艰苦危险的责任等。这些人物和事迹都令人感动，所表现出的高尚的风格正是人类精神文明的体现。任何一个集体和个人，都有责任将这样的人物和事迹宣扬出去，让人们为之感动，并以他们为榜样，加强自身修养，从而提高全社会的精神文明水准。可以说，这就是表扬信的基本功能。（二）表扬信的特点1.真实性优秀事迹的动人力量往往来自它的真实性，如果是虚构捏造出来的虚假事迹，不但不会动人，还会令人生厌，这就是所谓“真则精金美玉，伪则瓦砾粪土”。表扬信的真实性主要体现在两个方面：一是叙事的真实，具体来说，就是时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素，都与实际发生的事实相吻合；二是评价的真实，一是一，二是二，不夸大，不拔高，评价准确恰当。2.及时性表扬信的制作和发布要迅速及时，要么是新近发生的，要么是新近发现的，总之要新鲜。在这一点上，表扬信有些新闻的特性。事实上，一个做了好事的人，不可能到处宣传自己的事迹，而表扬信及时把这些好事宣扬出来，在特定范围内产生的效果与新闻报道是类似的。新闻要求迅速及时，表扬信同样也有这样的要求。3.宣传性表扬信是对精神文明现象的宣传和表彰，它不仅是对当事人事迹的一种肯定，更是对广大民众的一种积极影响，所以表扬信是公诸于众的。这种表彰所产生的效果，就是移风易俗，使精神文明蔚为风气。（三）表扬信的分类1.内部表扬所谓内部表扬，就是对本单位工作勤恳、认真负责、成绩突出的单位或个人，或者某一感人的事迹提出表扬。例如下面这篇短小的表扬信：一号教学楼的楼管，每天都将无课的教室名写在黑板上，方便了上自习的同学，也使上课的师生不再受干扰，我觉得应予以表扬和奖励，同时也希望其他楼的楼管向一楼的学习！这样的表扬信，表扬者和被表扬者都在一个单位，彼此熟知，因此就少一些陌生和客气，多一些真诚和亲近，在本单位容易引起共鸣，自有其感人的力量。当然，这样的表扬信不能太多，否则便没有什么新鲜感了。2.外部表扬这样的表扬信更为多见。所谓外部，就是来自本单位以外的表扬。多数情况下，表扬者与被表扬者在事先并不相识，但由于被某一事迹所感动，表扬者特意撰写表扬信寄送被表扬者的单位，宣传被表扬者的事迹。这样的表扬信，显得更为郑重，引起的反响更为强烈。（四）表扬信的写作方法1.标题表扬信的标题一般只用“表扬信”三字即可，有时，也可采用另外的写法，如以“××同学见义勇为的先进事迹”作标题，可以取得引人注目的效果。2.称呼外部表扬信一般都是寄送给被表扬者单位的，所以称呼要写被表扬者的单位名称。如果需要，也可以写给被表扬者本人，那样称呼也就写成了“××先生”、“××同学”、“××警官”等模式。3.正文表扬信的正文包括三大部分。一是先进事迹介绍。可具体写一个感人的事件，也可以综合写平时的先进表现。这部分采用叙述的写法。二是评价和赞扬。这部分是表扬者对被表扬者事迹的性质、意义、价值的肯定和评价，要写得准确恰当，恰如其分。这部分采用议论的写法。三是表明态度或提出希望。表明态度就是表示自己一方如何向被表扬者学习，提出希望就是期待被表扬者单位的其他人员向被表扬者学习。4.落款和日期在正文之后另起一行签署表扬者的单位名称或个人姓名，再另起一行写明日期。　【 例 文 一 】　表 扬 信开元交警大队领导：你们好！虎园路10号楼前8棵银桦树已有几十年的树龄，40多米高，但由于树被白蚂蚁蛀得相当利害，千疮百孔，有的“外强中空”。居住在该楼的居民是提心吊胆，害怕台风，每次台风到来，居民们都要携家带口去亲戚家投宿避难，难于安居乐业。经园林部门研究，决定对这些大树进行处理，消除隐患。2001年8月16日上午7：30，绿化工程处到现场，开元交警大队公园中队民警也同时到达现场，鼎力支持配合绿化工程处工作。尤其是林勋同志表现更为突出。他从早上7：30～12：