三、答谢词（一）答谢词的定义答谢词是在接受了对方的邀请、款待、帮助、奖励、服务之后，在某一适当的场合表示感谢的讲话稿。答谢词和欢迎词有着一定的对应性。通常，东道主在款待来宾的开始，要致欢迎词。而来宾在整个活动结束的时候，为了表示对东道主热情款待的感谢，要致答谢词。答谢词有时是在告别宴会上即席发表的，所以它也可以用祝酒词的形式出现。（二）答谢词的作用作为一种礼仪文书，答谢词在双边交往的过程中起着重要的沟通作用，可以通过郑重致谢的方式增进友谊，有利于进一步加深双边的关系，促进双方的进一步合作。仅从形式上而言，答谢词也有完善礼节的作用。古语曰：有来无往，非礼也。如果对方有热情的欢迎，己方就必须有真诚的答谢，礼节才算周延。所以，答谢词是社会交往和国际交往中必不可少的重要礼仪文书。（三）答谢词的结构形态和基本写法答谢词由四个部分组成：标题、称谓、正文、署名和日期。1.标题答谢词的标题写法比较简单，最常见的写法就是直接使用“答谢词”三个字做标题，有的时候，也可以有一些灵活的写法，譬如，在答谢宴会上发表的答谢词，就可以叫做《在××答谢宴会上的讲话》。2.称谓这一项位于正文之前，顶格书写，写明对方的单位名称或主要官员姓名、职务。如果需要，称谓前可加“尊敬的”一类形容词，后可加“先生”、“女士”等字眼表示敬意。如“尊敬的××旅行社全体朋友”，“尊敬的格林先生”等。3.正文正文一般分为三个层次。第一层表示谢意，写明己方在参加什么活动期间受到了对方的热情款待或帮助，为此特表示衷心的感谢。这一层礼节性的套语比较多，要注意行文得体，分寸适当，不可失礼，也不可过誉。第二层追述主要活动内容以及取得的重要成果，并对活动的意义进行评价。这一层是答谢词的主体，要求思路有一定的展拓，内容有一定的深度，材料要充实丰富，逻辑要清晰严谨，语言要简练准确。第三层表达希望今后进一步加强合作的态度，也可展望未来双边关系发展的前景。4.署名和日期这部分比较简单。根据实际需要，可署集体之名，也可署个人之名。日期则是发表当天的日期。这一部分有时也可以省略。　【 例 文 】　答 谢 词　 中国档案代表团团长、海南省档案局(馆)长 孙 晓 西尊敬的新加坡国家档案馆馆长毕观华先生，女士们、先生们：首先，让我代表中国档案代表团的全体成员，对新加坡国家档案馆为这次“海外华人与新加坡历史档案研究会”所进行的周密的准备工作，对参加研讨会的中国代表团的热情周到的接待，表示衷心的感谢。踏上新加坡共和国美丽的国土，我们感到很高兴，也很亲切。中国和新加坡是隔海相望的友好邻邦，两国人民世世代代友好往来不断。近年来两岸的档案工作者更是通过各种交流和合作，互相学习，增进了解，共同发展，取得了良好的成效，建立了深厚的友谊。在刚刚过去的2001年，中国的海南省就有幸接待了新加坡政府档案代表团的访问。今天，中国档案代表团又来到了新加坡，参加两国共同举办的“海外华人与新加坡历史档案研讨会”。这对进一步加强两国档案工作者的交流和合作，特别是对开阔中国档案工作者的思路，了解和学习新加坡同行在档案管理方面的先进理念和做法，将起到积极的促进作用。由于历史的原因，华人遍布世界100多个国家和地区，在新加坡，华人更占到总人口的70％以上。千百年来，华人在所有国繁衍生息，艰苦创业，逐渐融入当地社会，当地的水土养育了华人，华人也为当地的经济发展和社会进步做出了自己的贡献。可以说，海外华人的历史，是世界不能忘却的一份记忆。因此，我们有理由相信，这次中新两国共同举办的“海外华人与新加坡历史档案研讨会”，其内涵将非常丰富，其意义将非常深远。让我们共同翻开这卷档案，解读历史，放眼未来。