公文写作要注意短和精现象，开中药铺。如能这样，即可消除“十干一叶”之弊，达到“干明叶茂”之效。
　　第四，力求语言简明朴实，切忌种种套话
　　在一些基层单位的公文中，令人头痛的是套话太多。如象泛滥成灾的“在……下”，层出不穷的“结合”，没完没了的“依据”。言过其实的“亲自”，屡见不鲜的“大力”、“狠抓”、“认真”、“十分”……。某刊物上曾有这样一则关于某电站施工指挥部工程进度简报的《报道》的笑话：“在张指挥长的亲自带领下，整个工地热火朝天，进度加快。工程师、技术员亲自下工地，搅拌工亲自搅拌灰浆，浇注工亲自浇灌坝基，驾驶员亲自运送物资，炊事员亲自炒菜做饭，并将热腾腾的饭菜亲自送到工地……。”此虽是笑料，但在实际中类似的赘语常不乏其例。
　　莎士比亚曾说：“摹拟算得了什么，猎犬也会追随它的主人，猴子也会效法它的饲养者，马儿也会听从它的骑师。”郑板桥也说过：“学者自当树其帜”。撰写公文，不可能不参考手头占有的各种资料，但不能照抄照搬，只能重新“组装”，寻求文字的最佳组合方式，即自个的东西。公文写作，就是要下一番这样的功夫，而不是老在书报、文件、资料堆里打转转，爬格子，满足于照抄照套，尽搞些“童叟谈五经，白发死章句”。
　　第五，贵善遣词造句，切忌叠床架屋
　　在公文写作中，常见的另一种现象就是叠床架屋。重复累赘。归纳起来，大致有如下几种情况：一是内涵不明导致的叠床架屋，如“各位同志们”、“涉及到”、“必须要”、“大浩劫”、“继续进一步”等等；二是外延不明而导致的叠床架屋，如“反映了情况和问题”、“学习有关政策的规定”等等；三是语法意义不清导致的叠床架屋，如“最最坚决拥护”、“非常非常热爱”、“对重大问题要尽快查处”等等；四是非语病的叠床架屋，如“通过学习以后他已认识到……”、“仅一年时间内就实现……”、“截止五月底为止已完成……”等等。这些叠床架屋现象，其病因就是在遣词造句上欠精度和力度。
　　有两句老话说：“关门闭户掩柴扉，一个孤人独自归。”这话念起来上口，听起来顺耳，造句巧妙，用意幽默。但前后二句各三个词组仅分别说明了两个意思：“关门”、“一个”。它是专门用来讽刺那些行文叠床架屋、重复累赘的，而这种弊端实乃公文写作之大忌。
　　第六，力求一字千钧，切忌洋洋洒洒
　　有些文字秘书总是习惯于写长文，一下笔总是洋洋数千言、数万言，仿佛不长，就说得不透彻，讲得不全面，不能解决问题，就显不出自己的开阔思路和写作才华，因而不被上级部门重视和得到领导的青睐。无产阶级的革命导师列宁，对冗长繁杂的文章是深恶痛绝的。他曾给伊克叶诺夫写过这样一段话：“你是否可以设法，送一份关于你们机关情况的简短报告……和你们的简单工作计划。请写得短些，采用电报文体，如果必要的话，可以另加附件。写长了，我根本不看，一定不看。”这句话，应该作为秘书工作者写作公文的座右铭。
　　古往今来，我国许许多多名人在写作上都十分注意精心推敲，力求一字千钧。欧阳修的母亲去世后，他的弟子苏轼前去吊丧，写了一篇后被世人传颂的祭文，曰：“孟轲亚圣，母教之也；夫人生子如轲，虽死勿憾。尚飨。”祭文用恰当的比喻，高度概括和赞颂了其母的教子有方。全文除去惯用的“尚飨”二字结尾外，正文只有18个字，且措词得体，意味深长，足使死者含笑于九泉而使生者欣慰。又如1938年秋，南洋华侨总会主席陈嘉庚听说汪精卫对日寇有妥协投降的言行，于是一连打了三次电报向汪精卫追查询问，并在新加坡各报上公开发表，引起国内外舆论的广泛注意。11月1日，国民参政会第二次大会在重庆开幕。作为参政会议员的陈嘉庚从新加坡拍去一份仅11字的电报提案：“敌未出国土前言和即汉*。”当时，身为大会主席的汪精卫尽管十分恼火，但也不能不在大会上公开宣读。结果此提案以多数票通过，成为大会的决议案。不久，汪精卫果然从重庆叛逃投敌，当了汉*。陈嘉庚闻讯，再次在各报上痛斥汪的卖国求荣行径。事后，人们均被陈先生的先见之明和忠肝义胆所折服。此电报提案被邹韬奋先生称为“古今中外最伟大的一个提案”。
　　“一字入公文，九牛拔不出。”公文语言应当平实、质朴、准确、精当，这就要求公文写作者精心遣词造句，反复推敲权衡，下一番精雕细刻的功夫，以严实、严谨、严密的科学态度，竭力删去一切可有可无的字、句、段，写出言简意赅、短小精当的公文来。
　　公文写作要注意短和精