机关应用文写作第2页
究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等，以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示，则要严谨、周密、明确，不能写成乞求式的文章。命令的用语，则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的毛病，等等。三是确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释，不能有多种解释；更不能给那些善于从文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义，那就必然造成思想混乱，给工作带来损失。要做到这一点，在用词上应从两个方面下功夫：
首先，词的内涵必须清晰。比如“叛徒”是叛变革命，为敌人效劳者。但“文化大革命”期间，许多同志仅仅是历史上被捕被俘过，或为了工作，打入敌人内部，也被说成“叛徒”，甚至把所谓“路线错误”也说成“叛徒”，这就从根本上混淆了敌我。又如一篇简报说：“王××竟然在会上公开批评领导，造成很坏影响。”领导为什么不能公开批评?怎么批评一下就造成很坏影响?如批评得对，就应支持，即使批评错了，也在所难免，说成“很坏影响”，也是不妥的。一查事实，原来是“公开地无理顶撞”，写成“批评”，就把事实歪曲了。
其次，对词的外延必须作适当的必要的限制。这是语言确切必不可少的。如鲁迅先生临终前，留下的遗嘱中有“万不可去做文学家和美术家”，很难使人理解，他便在“文学家和美术家”前面，加了“空头”二字，变成了流传于世的至理名言。又如，“学生会要支持学生的要求”，也不妥当。要求有合理的、不合理的，正当的、不正当的，不能凡要求都支持，应在“要求”前面加“正当”两个字。再比如，一九四五年抗日战争胜利后，蒋介石在美帝国主义支持下，挑起了内战。新华社为揭露美蒋勾结，写了一个揭露美帝国主义帮助蒋介石运兵的电讯稿，原稿有“当马歇尔呼吁东北和平和中国和平的时候”一句话，语法并没有毛病，但却容易使人理解为马歇尔是真要和平的。毛泽东同志在“马歇尔”后面加上“好象在努力”五个字，这就十分准确地把马歇尔的伪君子面貌揭开了。
四是概括。机关应用文的用语要求简捷明快，因此应当特别注重使用论断性语言、综合性语言、群众性语言。
在总结、决定、决议、指示等机关应用文中，要善于运用论断性语言。这样做，第一可以增强文件的说理性和说服力；第二可以增强文件的无可辩驳、不容置疑的权威性；第三可以用较少的文字说明比较多的、比较深刻的道理。比如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》一文，在语言上，从头到尾体现出论断的特点。“抗日战争期间，我们党从一九四二年开始在全党进行整风，这场马克思主义的思想教育运动收到了巨大的成效。”一句话，概括了一九四二年党内整风的背景，性质和它的效果，对这次整风的巨大历史意义作了恰当的评价。又如“新民主主义革命的胜利是无数先烈和全党同志、全国各族人民长期牺牲奋斗的结果”这一论断，充分揭示了新民主主义革命胜利的根本原因，既恰如其分地肯定了全党和全国人民团结奋斗的业绩，没有把一切功劳都归于革命的领袖；同时，也不低估革命领袖的作用。实际上，“全党同志”中自然也包括了党的领袖在内。所以，在机关应用文中善于使用论断性的语言，可以收到思想深刻，言简意赅的功效。
在简报、调查报告，汇报提纲及总结等机关应用文中，常常使用一些事例。从语言上说，这些事例多带有综合性。一方面它对问题的叙述，本身是大量事实、事例的综合。如在一篇总结中谈到：“全室七个同志，每人都认真地回顾了自己在一九八五年的工作历程，畅谈了政治上、思想上和业务能力上的收获。”这个叙述，是建立在对全室七个人总结情况综合分析的基础上的。可以设想，如果对七个人的总结一个个加以描写，那么这篇总结就要真正成为名符其实的流水帐了。另一方面，即使写典型事例，也决不象讲故事、写小说那样铺衬、演绎、膨胀，而是尽可能用集约式的语言，说明它的概貌。如关于某区委常委组织生活会的情况报告，在谈到“有攀比思想，看左邻右舍”时，举了三个例子：一是“春节人家请我们，我们也发请柬请人家”；二是“人家搞午餐补助，我们也搞”；三是“人家发食物过年，我们也批准企业单位给职工发三至五元买食物”。三个事例都没有用很多话，但却十分具体而生动地反映了这些领导干部的“攀比思想”。这种语言的运用，是机关应用文有别于其他文体的重要特征。
在机关应用文写作中，还要善于运用群众语言。这种群众语言，也应该是经过概括、提炼、加工的。因此，它比一般的群众语言更有代表性，覆盖面更大。如在一篇关于纠正党内不正之风的汇报提纲中，谈到一些党员领导干部以权谋私，利用他们手中的职权为自己晋级、提薪、增加津贴，收入比职工高十几倍时，引了这样一段话：“群众给这些干部写了一副对联，上联是：领导奖金上不封顶；下联是：群众奖金下不保底。横批是：当官先富。”概括得多深刻。再如，在一篇通报中谈到一些单位在用人上的不正之风时，指出：“有的领导干部竟然提出，在搞活经济中，要敢于使用那些‘能说会道，上窜下跳，会捞钞票’的能人，结果上了一些坏人的当，留下一屁股债。群众说他们是：没有请来能人，请来了坏人；没有请来财神，请来了瘟神，真是陪了妇人又折兵。”这些经过概括的群众语言，生动形象，活泼清新，用在机关应用文中，它的效果，要比我们写一串干巴巴的话不知好多少倍。
第六节 机关应用文的语言(下)
在机关应用文写作中，有几个最常见的词语，如“问题”、“要”、“亲自”、“进行”等，写的人，随手拈来，用得顺理成章；读的人，一掠而过，也不去品尝它的滋味了。实际上，这几个字词，在机关应用文中已经用泛了，用滥了，有的用到了闹出笑话的程度。因此，对这些不管写的人还是看的人都已习以为常的字词，很有必要把它突出出来，加以剖析，以便引起人们的警惕和重视，减少或避免出现一些常识性的错误或漏洞。
一说“要”。“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”、“通知”、“决议”、“决定”、“会议纪要”等指令周知性公文中，使用很更多。机关应用文中的“要”尽管出现的形式不同，但多是作为虚词使用，表示希望、提醒、命令或要求人们去做某件事，采取某项行动。比如，“要坚决地改变思想政治工作中的软弱无力的状态，要自觉地正确贯彻执行中央的路线、方针和政策，要坚决地抵制和克服‘左’的和右的错误思想的影响”(《中共中央关于整党的决定》)。再如，“要在全党大大加强对马克思主义理论的研究，对中外历史和现状的研究，对各门社会科学和自然科学的研究”(《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》)。用“要”字作为一句话的开头，可以增强它的论断性、坚定性和原则性，观点明确，文字简洁，句子干净利落，有很好的作用。
但是，在汇报、报告、请示等上行文中，多属申明、叙事、祈使性的，一般不宜用论断句式，也不宜随便用“要”字。在一篇公文中有这样一段话：
“当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客‘冷、顶、撞、推’，甚至打骂顾客的不良倾向。要继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训，树立人人信守商业道德，处处讲求文明礼貌的新风尚。要积极推进零售商业、服务业的改革，进一步扩大企业自主权，贯彻按劳分配的原则。要建立包括经济效益和服务质量在内的考核制度，使服务态度和职工的工资、奖励直接挂钩。要对文明商店、文明个人，除给予荣誉，进行表彰外，适当给予物质奖励；对待顾客‘冷、顶、撞、推’，严重损害顾客利益的人，给予经济制裁乃至行政处分。要进一步发展集体、个体商业网点，解决吃饭难、做衣难的问题。要努力改善服务设施，扩大服务项目，改进经营方式，方便群众。要积极发挥顾客和当地群众的监督作用，采取多种形式，定期听取群众的意见和要求。同时，要采取积极的态度，帮助商业服务业职工解决一些生活上急待解决的困难，调动职工群众的积极性。”
这段话看起来象是“指示”，是上级向下级布置工作，提出要求。实际完全不是这么回事，恰恰是下级向上级和一些兄弟单位作汇报。这就很不得体，很不切合身份了。那么，这是怎么造成的呢?关键在于一系列“要”字把事情搞坏了。汇报只能用计划、打算、商讨、请示性的语气来写，最忌讳使用必须、应该、一定等命令式的语气。不然，这个机关应用文的文种性质就发生了变化，它的效果、影响也完全不一样了。这段话可以作这样的修改：
“当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客‘冷、顶、撞、推’，甚至打骂顾客的不良倾向。我们准备继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训，树立人人信守商业道德，处处讲求文明礼貌的新风尚。”以下各句统统去掉“要”字，只在“要建立包括……”一句中，把“要”字换作“我们还准备”，这段文字就能恢复它本来的汇报的性质，也符合汇报者的身份。
二说“亲自”。在一些机关应用文中，特别是简报、报告、总结、汇报提纲里，谈到领导同志的活动、言论，常常同“亲自”联系起来，什么“领导亲自到会作重要讲话”、“领导亲自主持会议”、“领导亲自参加植树活动”、“领导亲自到建筑工地视察”等等。在一份简报里有这样一段话：“在落实知识分子政策中，各单位党组织的主要负责人，亲自主持研究方案，亲自开会部署、作动员，亲自主持召开知识分子座谈会，亲自参加谈心活动。”短短六十多个字，竟用了四个“亲自”，实在是用滥了，不仅完全多余，而且成了一种毛病，使人感到俗不可耐。目前在人们当中传为笑谈的所谓“亲自吃饭”、“亲自睡觉”、“亲自打牌”，“亲自跳舞”等，都是对滥用“亲自”的一种讥讽和嘲笑。
那么，为什么一些作者爱用“亲自”呢?无非两个方面的原因：一是强调领导对某项工作、某个事件、某项活动的重视；二是强调事情本身的重要，借领导参与、涉足的名义，扩大影响。也还有的认为里面难免有“取悦”、“讨好”、为领导“贴金”之嫌，这就说不清楚了。
其实，不论强调某项工作的重要，还是强调领导对某项活动的重视，都完全可以不用“亲自”而同样能够达到目的。比如前述那份简报中的一段话，如果把它改为：“在落实知识分子政策中，各单位党组织的主要负责人，主持研究方案、开会部署、作动员，并召开知识分子座谈会，参加谈心活动。”不是丝毫无损于领导的重视吗?因为已经有了主要负责人，那么对于“主持”，人们决不会理解为是别的人的活动；同样的，开座谈会、作动员、参加谈心活动，也决不会算到别人的帐上。如此说来，那四次出现的“亲自”二字，都是多余的了。但愿在我们的机关应用文中，尽可能以至杜绝多余的话，多余的词和字，使它更朴实，更雅致，更大方。
三说“问题”。“问题”一词，在机关应用文中使用得更多、更普遍、也更随便。以至于用成了“问题”，人们往往还不认识它是“问题”，可见“问题”到了何等严重的地步。下面是一篇关于小城镇建设的调查报告中的一段话：“目前，小城镇建设需要研究和解决的有六个问题。一、具体政策问题，主要有：(1)关于建镇问题。这个问题又包括两个问题……。”读了这段不太长的文字，首先一个感觉，就是很别扭。大问题套着小问题，好象在做文字游戏。仔细分析全文，作者所说的“建镇问题”，是指建镇的标准，以及建镇后的职能和待遇。这本来可以直截了当地具体写出来，却偏要用“……”问题”来概括，往往把最本质的东西淹没在不恰当、不确切、更不高明的概括之中了。机关应用文中的概括，一定要准确、明晰、贴切，不能大而化之，笼而统之。上述调查报告中的“关于建镇问题”，干脆明明白白地写成“建镇的标准和建镇后的职能等没有明确规定”，岂不是更清楚吗?这样反倒可以免除一些“问题”。
那么，为什么在机关应用文写作中一些同志爱用“问题”呢?原因有：
第一，对所要写的事物缺乏认真、深入的分析和思考，没有找到事物的内在规律，而满足于一般的现象罗列。客观事物是极其复杂的。要认清它的本质，必须下一番苦功夫，动一番脑子，善于把感性的认识上升为理性的认识。这样才能反映深刻，才不至于停留于表面，才可以避免甲乙丙丁的现象罗列。一般来说，在任何一个具体事情、具体矛盾、具体概念上冠以“问题”二字，都是比较简单，比较容易，对作者也是比较轻松的。但是，我们决不能图简便、图轻松，而使得机关应用文失于平庸、浮泛。
第二，对修辞不够讲究，缺乏应有的修辞知识。任何文章的写作都要注重修辞，机关应用文的写作同样如此。在机关应用文写作中，也要对语言精心选择加工，以增强语言表达的效果。如“问题”一词，在机关应用文中虽然是常用的词汇，但每次使用都应掌握得当，该用则用，该舍则舍，该变通则变通，免得重复、哆嗦，落俗套，破坏了整个文章的语言美。在一篇调查报告中有这样一段话：“我们感到这里反映的主要问题是个别领导不重视的问题，缺乏得力措施的问题，也是干部和职工政治、业务、文化素质低的问题。”这里面连续用了四个“问题”，但并没有给人多少新思想，新意境，相反地却使得语言乏味，更谈不上语言美。实际上，如果稍加变换，去掉几个“问题”，改为“我们感到这里反映的主要问题，一是个别领导不重视，二是缺乏得力措施，三是干部和职工政治、业务、文化素质低。”既不失原意，又简捷明快，读起来也流畅、顺口，特别是避免了“问题”来，“问题”去，给人俗不可耐的感觉。
可见，只要认真，只要精心，在机关应用文中到处使用“问题”的现象，是完全可以避免的。
四说“进行”。“进行”一词，不仅是机关应用文喜欢用，许多文章都喜欢用，有时甚至用得过于随便，以至一九八三年五月十四日的《人民日报》“今日谈”，专门为此发表评论，题目就是：《革命尚未“取得”成功，同志仍须“进行”努力》。评论指出，不少文章中的“进行”式，完全是画蛇添足。其实，这种现象太普遍了。请看一篇简报中的一段话：
“公司党委获悉司机×××在密云县出了事故，撞伤一名赶大车的社员以后，当天晚上就开会进行了研究。会上决定对×××要进行批评教育，并且决定派人到密云县×××公社对该受伤的社员进行慰问，对其所受的损失进行赔偿，同时通报全体职工，向大家进行一次安全教育。”
这段话只有一百多个字，却连用了五个“进行”。实际上，仔细推敲一下，所有的“进行”都可以去掉。“开会进行了研究”，改为“开会作了研究”不是也可以吗?“对×××要进行批评教育”，改为“对×××要给以批评教育”，也决不比“进行”差。“对受伤的社员进行慰问”，也可以改为派人到密云县“慰问受伤社员”，既简化了句式，也节约了文字。“对其所受的损失进行赔偿”，改为“赔偿其损失”，岂不更痛快吗?“向大家进行一次安全教育”，也可改为“教育大家重视交通安全”。
从这样的修改中，可以发现一个有趣的情况，即用“进行”的时候，句子中常常有一个“对”字或“向”字。凡是以“对”字为开头的句式出现时，一般都少不了“进行”，因为“对”字后面的动词常常要求一种复杂的形式，不能孤零零地存在，于是就得添个“进行”。如“同志们对他的发言进行了议论”，既然“对”字存在，就不能写作“同志们对他的发言议论”，少了“进行”还不行。看来，少用“进行”，不用“进行”，最好的办法是变换句式，不用“对”，因而也就可以不用“进行”。如“同志们对他在小组会上的发言进行了议论”。改为“同志们议论了他在小组会上的发言”，“对班里作出的决定，个别学生仍然进行反对”，改为“个别学生仍然反对班里的决定”。
为减少“进行”，改变句式是个好办法。但关键是把“进行”的正确用法弄清楚。“进行”这个词，有从事、作、开展等意思。比较常见的用法，是在它们后面加上原来作谓语的双音节动词，组成述语宾语结构的句子。比如：
春节前，对枪支弹药以及其它易爆易燃物品要认真进行检查，发现漏洞，及时堵塞。
对歧视妇女儿童、不赡养老人的人，要进行批评教育。
听到社会上各种不同的议论，应当进行分析，不能随声附和。
教育制度、教育内容、教育方法、教育手段，必须进行改革，逐步实现现代化。
从上述句子中可以看出，单从语法结构上说，用不用“进行”都念得通；而从语气上说，用不用“进行”却不完全一样。应该说，这是“进行”在用法上的一个特点。那么，究竟在什么情况下使用“进行”好呢?根据长期以来机关应用文写作中形成的习惯，在两种情况下使用“进行”为宜。
一种是比较庄重的正式的行为。如“有计划有步骤地进行整党，使党风根本好转”;“党要进一步加强对共青团的领导，支持它按照青年的特点进行工作”。这里的“整党”、“工作”等，都是比较严肃的事情，特别是在机关应用文中，以“进行”表述，显得庄重。当然，用开展工作、开展整党，也决不是完全不可以。
再一种是持续的行为。如政府工作报告发表后，“广大干部正在进行学习和讨论”。这项活动的确是进行式，它不是短暂的，而是要持续一段时期，用“进行”表述比较恰当。
明白了这个道理，在机关应用文写作中，对“进行”的使用，应该慎重从事，不可马马虎虎，信手写来，到处乱用。一定要做到，该用则用，不该用不用。免得再出现“革命尚未‘取得’成功，同志仍须‘进行’努力”那样的笑话。
