第四章常用公文撰拟要点（二）第2页
要求，或提出执行议定事项的措施或要求。消息性会议纪要的正文主要包括：导语；就会议议题与会各方发表的认识、意见；提出号召、希望、展望，或提出一个新问题，有时则以向有关方面致谢，或对下次会议作出原则性安排作结。
撰拟会议纪要时应注意的事项。
四、会议报告
会议报告用于由领导者代表本机关依法定的程序或惯例向权力机关（大都为会议形式）或有关代表会议作工作汇报，经会议讨论通过后，文件的性质由陈述性转为领导指导性，文件中的有关部分将成为指导有关方面工作的纲领。
会议报告的标题除使用一般公文的标题外，还有几种特殊形式。受文者一般直称“各位代表：”“同志们：”等。
会议报告的正文由这样几部分构成：一是开头，简要说明代表谁、报告什么问题，提出审议要求即可，必要时则要交代一下根据什么来作报告。二是主体部分，具体有四个组成部分：首先是对工作情况、形势的说明与分析，对经验教训的总结，要求分清工作中的成绩与缺点、主流与支流；其次是指出今后所面临的任务；再其次是阐述完成新任务应采取的方针、原则与方法措施；最后是向下级机关或人民群众等提出要求或号召。三是结尾，通常主要为对未来前景的展望或对文件内容再作一个概括性总结。
在撰写会议报告时应注意的事项。
五、开幕词
开幕词是在大型隆重会议的开始由有关领导者所作的致辞。开幕词的主要内容包括：宣布会议开幕；概要说明会议背景、状况（人数、对象范围等）；介绍会议的组织过程、会议目的、中心议题、议程；向与会者提出希望要求；最后，以预祝会议成功的祝愿辞结束。从一定意义上说，开幕词就是会议的简要纲领。因此，在撰写时应注意文字的高度简洁明确，字句要铿锵上口，讲究一点声调的和谐配合。同时，应注意使文件有一定的说服力、鼓动性，以充分调动与会者开好会议的积极性。
六闭幕、
闭幕词词是会议的结束语，一般均很简短。其主要内容为：宣布会议闭幕；概述会议任务的完成情况、会议成果及其意义；肯定与会者的积极努力；向为会议做出贡献的单位或个人表示谢意；提纲挈领地提出新的工作任务；提出希望、号召和要求等。对闭幕词的要求，主要是简洁流畅，富于鼓动性和号召力。
第三节函、合同、计划
一、函
函是商洽性文件的一种，用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准。函有多种。
发函的正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需要询问、商议或批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景材料；提出希望或要求，如“请复文”“请予批准”“望予合作”等。有时以“此致”“特此函告”等结尾词作结。向对方请求批准的发函的正文与请示的组成情况相近。
复函的正文主要包括：指明所针对的来函（标题、文号、时间等）；答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法，提出疑问，陈述有关理由、情况；提出希望要求，致谢。有时以“特此函复”等结尾词作结，答复对方请求批准事项的复函，其正文组成与批复相近。
撰拟函时应注意的事项。
二、合同（协议）
合同是一种证明性文件，是由当事双方（或两方以上）为共同达到一定目的，明确相互责任、权利、利益关系而签订的书面契约。合同主要由这样几个部分构成：标题、编号、当事各方的名称（包括简称）、正文、作者签署、用印、鉴证机关用印、签约日期、附件、其他（电话、银行帐号、联系人等）。
正文主要包括如下几方面内容：订约目的；标的（各方所共同要求实现的结果）；各方的权利、利益、义务、责任；违约方面应负的责任及对其的制裁措施；文件有效执行期限；履约的地点及方式；文件份数与保管方法；对有关附件的说明（名称、效力）；仲裁机关；不同文本的效力等。
撰写合同文件时，应注意遵循特有的要求。
三、工作计划
工作计划用于对将要进行的工作活动提出目标并安排好实施步骤、措施和方法。对实际工作进程具有指导作用，同时也是总结衡量任务完成情况和效果的重要依据。其主要内容包括：提出目标、任务的依据；对完成任务的主客观条件的分析；工作任务及要求、指标；主要步骤、方法和措施；分工及完成任务的时限及其他有关注意事项。工作计划既可用文字叙述形式（文章），又可用表格形式，也可两种形式兼而用之。为使文件切实发挥效用，应注意充分调查研究有关情况和问题；积极稳妥地规定任务和指标；步骤、方法和措施务求具体而明确、便于检查和执行；文字表达过程中，一般不作议论，以说明为主。
第四节表格文件的设计与填制
一、表格的分类
文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件，它以线框表明字词的具体含义和组配关系，可以更加简明、直观、具体地表达信息。
根据不同的标准，可对表格文件进行多种划分。
二、表格文件的结构格式
表格文件一般由标题（表名）、正表、说明组成。
三、表格设计
表格设计的内容包括：明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式；选择用纸，确定幅面规格；确定文件的图文区与白边区尺寸；确定文件数据构成；确定数据项目的名称；确定各项数据的位置与相互次序；确定各栏目的尺寸；选定字体字号，选定线条的型制；作出有关数据的定义或说明，形成填报说明书、术语表、计算公式等。
表格设计规则是：实用、标准、通用、简便。
四、表格的填制方法
填写表格文件时应注意：按规定的项目和内容填写，不得随意增减项目；用语要高度精确，保证语意单一明确；字迹须工整、清晰。
思考题：
1·撰写陈述呈请性公文、会议公文的一般规律是什么？
2·怎样才能有效表现出函与合同的特点？
3·表格文件的特点是什么，怎样正确设计和填制表格？
