浅谈城管行政执法文书的特点及填写时应注意的问题第2页

人违法的时间、地点、违法事实的具体情况，当事人的行为是否经过合法有效的批准等都要详细记录。第三部分是当事人的最后陈述及询问内容的真实性。包括当事人对违法事实的补充说明、陈述的理由等，最后笔录交被调查人阅读后回答以上内容是否属实并签字确认。
一般情况下，笔录的正文都要根据以上三部分依次询问，先核准违法事实，再确认行为违法，不能前后颠倒。
3、笔录要语句准确无错别字。笔录语句要力求准确，不能出现方言、口语化的词语及“大约、可能”等模棱两可的语句。
4、调查人员不能互相代替签名。行政执法调查必须是两名执法人员共同操作。实践中，容易出现的问题是一名执法人员代行两名执法人员的权利，代替他人签名，这些都是违反操作程序的。
5、笔录修改处必须被调查人认可。调查笔录从内容上讲，它是被调查人就其了解的案情所提供的陈述，只是这种陈述是在执法人员的组织下进行的。笔录制作完毕后，应将记录内容交由被调查人核对，对于无阅读能力的被调查人，调查人应向其宣读记录的内容，若有删改，则应由被调查人在删改处按手印，核对无误后，由被调查人在记录内容的下一行注明“经核对，内容记录无误”并签名，若笔录有多页，则经被调查人核对无误后，由被调查人逐页签名，未经被调查人加按手印确认的增添、删除、涂改的调查笔录，被调查人有权否定其法律效力。
(二)、制作《勘验笔录》应注意的问题。勘验笔录是行政执法人员对违法现象进行现场勘验、检查、测量、绘图、拍照，并将情况和结果如实记录而制作的笔录。在制作时应注意如下问题：
1、应根据现场情况确定方向，并在勘验图上标出方向。绘图时违法的标的物应明确。有经验的勘验记录人员，一般情况下会在现场选择几个参照点，这些参照点应是长期固定存在的东西。勘验中除标明勘验对象情况外，还要标明勘验对象与参照点之间的距离方位关系。如被勘验的建筑与四邻建筑的关系，以界定是否影响相邻建筑的安全、通风、采光以及建筑物的开间、进深和是否移位等。如果勘验的建筑临街或是在临街院内，应详细测量建筑物到围墙的距离及围墙到路牙石的距离，以界定是否压线或是否占压管道。
2、作为《勘验笔录》补充的图片拍摄角度要清楚、合理，能反映现场情况。比如查处污染路面案件，在拍摄取证时就不能简单的拍地面被污染的情况，而应该在镜头内涵盖周围的情况，做到从图片上看就能了解被污染路段的大体位置。
3、查处在建违法建设案件应下达《责令停止违法行为通知书》。制作《勘验笔录》时应体现出执法人员在调查责停后该建筑处于何种状态，即在建违法建设的施工进度状况。
四、制作填写式执法文书应注意的问题
填写式执法文书的特点是拥有固定的格式，内容主要包括案由、当事人、违法行为、法律依据等方面，在制作时应注意如下问题：
（一）案由应具体明了，说明案件核心问题。案由处填写当事人违法行为种类的名称，主要是用简明扼要的语言说明所调查的是什么案件。实践中有的执法人员在填写案由时仅填写违法事实或性质，如“违法建设”、“乱搭乱建”等，很不明确，不能表明案情。在制作笔录时应将案由表述完整，如处理某违法建设案，可具体表述为“某单位未经审批违法建设平房”，此案由表述就较为完整，解决了三个问题：①违法行为主体是某单位；②性质是未经审批；③行为是擅自建设平房。
（二）“当事人”栏目处应填写当事人的全称。当事人栏目应详细填写具有法人资格的违法相对人的全称，实践中，有的执法人员仅填写简称或不具有法人资格的下属单位名称等都是不规范的。
（三）“违法行为”部分应填写明确。在制作填写式执法文书时，违法行为部分包括时间、地点、违法行为这三个要素，缺一不可。例：某单位违法建设平房案件，在填写责令停止违法行为通知书或限期改正通知书等文书时，就不应该简单地写为“你单位违法建设”，应按规范写为“你单位自年月，在（地址），未经审批擅自建设平房间㎡”，详细载明当事人违法的时间、地点、违法行为等。
（四）“法律依据”栏目应填写所适用法律的全称。法律依据栏目填写该违法行为触犯的主要法律规范的全称，不能随意缩写，比如将《中华人民共和国城市规划法》缩写成《城市规划法》等都是不符合规定的。
（五）调查终结报告填写要详实。调查终结报告作为案件调查结束后的总结，不仅要反映出调查笔录中的真实情况，还应该体现出案件的来源、案件调查经过、当事人配合调查态度及纠正违法行为的情况等。