公司文件管理规定第2页
（1）公布全厂规章制度；
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；
（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
（4）公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
（5）发布有关奖惩决定和通报；
（6）其他有关全厂的重大事项。
3．厂部上行文、外发文主要用于：
（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4．在工厂日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部、署传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5．凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6．各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查），不用厂部名义发文。
（四）发文程序与要求
第十条 发文程序规定
1．各单位需要发文，应事先向厂部提出申请；
2．厂部同意发文时，主办单位应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
表23-6表格管理登记表
申请单位
申请年月日
表格名称
表格编号
表格用途
备 考
3．草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4．文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5．厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6．经厂办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
7．对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚；
8．需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9．文稿审核会签后，按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发；
10．经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印；
11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12．文件打字后，由厂办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
（五）文件的借阅和清退
第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。
第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
（六）文件的立卷与归档
第十五条 文件的归档范围
1．凡下列文件统一分别由两办负责归档：
（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；
（2）厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
（3）厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
（4）厂一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
（5）有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；
（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；
（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；
（8）反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品；
（9）工厂日志和大事记；
（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2．业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条 立卷要求
1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2．立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件材料的完整性。
3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。
（七）文件的销毁
第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，厂办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由厂办机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
