《国家行政机关公文格式》释义寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。
作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑：
(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势
国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准，即ISO262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型(2l0mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。
鉴于A4型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用A4型纸。国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用A4型纸作为公文用纸。
(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件
我国在1987年和1988年分别等效ISO6716和ISO216制定了我国国家标准GB／T788和GB／T148。但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准16开型。随着国际标准A4型的普及，各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能，使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB／T148和GB／T788已作了修订，明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基矗
(3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析
长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。
用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用B5型纸与l6开型纸混用的。纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。而国际标准A4型规格比较严格，无论在哪里买到的A4型纸其误差不会超过lmm，可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l6开型公文用纸纸型，采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。[Page]
将公文用纸由l6开型改为国际标准A4型，是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文。
目前，淘汰16开型纸，采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。
6公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。
7排版规格与印制装订要求
7．1排版规格
正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
7．2制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。
7．3印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
7．4装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。
长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。
(1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数，以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。
(2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。
(3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待