编制发文字号的具体要求有哪些？


【解答】


发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。发文字号的作用主要体现在以下几个方面：

（1）便于文件的发出。通过发文编号使文件在文书部门挂号登记，文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。

（2）便于掌握、统计发文的数量。大单位对外发文较多，一看发文编号就知道整个单位及部门向外发出多少份文件。

（3）便于查询引用。

（4）利于保管的系统性。

编制发文字号的原则，新《条例》中明确规定：“发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。”其具体要求是：

（1）发文字号三个构成要素的排列顺序，应先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号。序号不编虚位（即1不编为01，不加“第”字）。

（2）党政机关的发文字号应以分开为宜。

（3）在机关代字中应明确发文的含义，如“中发”、“中办发”、“闽党发”、“晋汾党发”等。

（4）几个单位联合行文时，不应一文多号，而应只标主办机关的发文字号。

（5）在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如某县的政府、政协、政法委三个机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免。

（6）在机关代字中，要不要注明承办部门的代字可视具体情况而定，如大单位可以考虑这样做，一般中、小单位就没有必要。





二十三、发文字号中的年份标准应注意什么问题？


【解答】


年份要用全称，如“2012”等，不得简化为“12”。要用六角括号“［］”括起。注意六角括号不是数学公式中的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包括高级符号的原则。而称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。