（二）保持文件之间的历史联系   文件之间的历史联系主要表现在来源、时间、内容和形式等方面。保持文件之间的历史联系，应从两方面辩证的去看待：一是要善于找出和保持文件之间最紧密的联系，并尽量从多方面保持联系；二是不能离开实际整理的文件材料，简单的确定某种整理方法和评说优劣。
（三）便于保管利用  保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。
知识点3、全宗相关知识
    一、全宗概念：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
二、全宗基本含义：1）全宗是一个有机联系的档案整体；2）全宗是在一定的历史活动中形成的；3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
三、按全宗整理的原因
1）按全宗整理档案，能够揭示档案内容的本质，从而正确评价档案的价值，为档案的提供利用奠定了科学基础； 2）全宗是档案管理的基本单位，对档案管理有重要的组织作用； 3）按全宗整理档案，不仅仅是个方法问题，而且也是一个理论问题。
四、立档单位  是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。构成立档单位的具体条件：1）可独立行使职权，并能以自己的名义对外行文；2）设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
五、全宗的补充形式
 （一）联合全宗：指两个或两个以上立档单位形成的、互相联系而不易区分全宗的档案构成的全宗。1、密切继承关系的机关，文件彼此混杂；2、职能互有密切联系的机关，合署办公，“一套机构两块牌子”。
（二）全宗汇集:若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的、具有某些相同的特征和联系的档案构成的全宗。
（三）档案汇集:用人为方法将不知其所属、全宗残缺不全的文件，按照一定的特点集中起来的混合体。
六、全宗群：联系密切的若干个全宗的群体。也是全宗分类的方法之一。
知识点4、全宗内档案的分类
    一、含义：全宗内的档案分类法，是根据立档单位内档案来源、时间、内容或形式的不同，按照一定的体系，分门别类、有系统地区分档案和整理档案的方法。
二、分类的一般方法   主要有四种
(1)按文件的产生时间分类 ①年度分类法；②时期分类法。
(2)按文件的来源分类：①组织机构分类法；②作者分类法；③通讯者分类法。
(3）按文件的内容分类：①问题分类法；②实物分类法；③地理分类法等。
(4)按文件的形式分类：①文种分类；⑨裁体形态分类；③按文件的形状规格分类。
三、常用的分类方法 主要有年度分类法；组织机构分类法；问题分类法。（详见P146）
四、复式分类法及其运用（掌握其概念、四种常用组合、使用范围等P156）
①年度——组织机构分类法；          ②组织机构——年度分类法；
③年度——问题分类法；              ④问题—一年度分类法
知识点5、案卷知识
    一、卷内目录：是案卷内登录文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件之前。
二、案卷目录（P189）
（一）概念：是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册，作用较大。
（二）作用：1）它标志着档案整理工作的基本完成；2）它是介绍全宗内档案的内容，是查找利用档案最基本的、也是必备的检索工具，更是编制其他检索工具重要的依据；3）它也是登记与统计档案的工具之一，是检查档案安全保管状况的重要手段。
（三）结构：包括封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表。其中案卷目录封面、说明、案卷目录表是主体部分。
知识点6、档号P193
     一、概念：档号是档案馆室在整理和管理档案过程中，以文字符形式赋予档案的代号。通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
二、编制原则：1)唯一性原则；2）合理性原则；3）稳定性原则。
三、档号构成：1）全宗号；2）案卷目录号；3）案卷号；4)件号或页号。
知识点7、档案整理中的组织管理（具体内容详见P196）
概念：组织管理主要是指通过计划、组织、协调等基本方式，有效地利用人力、物力、财力，达到管好档案、方便人们利用档案的目的的过程。
知识点8、文号索引
    文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。
第五章 档案保管
知识点1、档案保管概念
档案保管工作是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。这是持指档案科学管理的一项专门业务工作，具有特定的含义。它与社会上以至档案工作中有时也泛称的档案的日常管理工作为保管是两个不同概念。
知识点2、档案保管工作任务
简言之，保管工作需做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不是档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。具体任务是：
1）建立和维护档案的存放秩序；2）防止档案的损坏；3）延长档案的寿命；4）维护档案的安全。
知识点3、档案保管工作的基本要求
1）以防为主，防治结合。    2）加强重点，照顾一般。   2）自力更生，勤俭节约。
4）立足原件，保证信息。    5）立足长远，保证当前。
知识点4、档案保管的物质条件
    1）档案库房；     2）档案装具；    3）设备；    4）包装材料；    5）消耗品
知识点5、基本概念
一、八防措施：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
二、档案代理卡：为了便于库房管理，工作人员掌握档案流动情况和进行安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上的一种常用工具。
三、全宗卷：是档案馆室在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。
第七章 档案信息资源开发利用概述
知识点1、档案信息资源开发的含义
就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代技术，发掘、采集、加工、存储、传输所搜藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。
知识点2、开发的意义
1）是实现档案自身价值的根本途径；      2）是发展档案事业的需要；
3）能使档案工作更好地为社会主义精神文明和物质文明服务。
知识点3、开发原则
（一）馆室藏基础原则
（二）信息有序化原则
（三）信息激活原则  1）信息的分解与析出；2）信息的浓缩和提炼；3）知识的综合归纳。
（四）充分利用原则
（五）全面效益原则
知识点4、开发面临的主要障碍
    （一）社会环境：1）封闭落后的传统观念束缚；2）全民族文化素质还不够高；3）受经济发展水平的制约。
（二）档案部门自身方面：1）档案人员观念上的障碍； 2）工作上的障碍。
（三）用户方面的障碍：1）社会档案意识淡薄；2）受利用者获取信息习惯的限制；3）用户获取档案信息能力的限制。
知识点5、开发应采取的措施
（一）创新观念：1）发展观念；            2）被动服务与主动服务并举观念；
3）社会观念；            4）文化观念；信息共享观念。
（二）做好宣传，改善环境。
（三）优化丰富馆室藏和健全档案信息开发机构，确立资源与人员的保障体系。
（四）充分利用现代化技术。
（五）以市场为导向，以创造名牌产品为目标。
（六）走特色开发之路。
知识点6、简述档案提供利用、档案利用、档案信息资源开发之间的区别与联系。（详见P270）
第八章 档案检索
知识点1、档案检索 是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展档案信息服务的必要条件，是开发档案信息资源的重要手段。
知识点2、检索效率   指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性程度，是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本的指标。通常采用查全率和查准率来衡量和表示。
知识点3、档案著录  
一、概念：是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
二、内容：包括著录原则、著录项目、著录格式、标识符号、著录信息源、著录用文字、著录项目细则
三、作用：具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用。
知识点4、档案标引 
一、概念：在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。
二、档案标引质量指标   1）标引的网罗度；2）标引的专指度；3）标引的一致度。
三、档案主题标引    主题标引是对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。
（一）主要有两项任务:一是从档案中分析、提取有关某一主题的情报信息；二是将得出的主题概念，按照主题词标引出来。
（二）方法和原则有：1）档案主题标引的程序：①阅读文件，了解主题；②主题分析；③主题概念的提炼；④主题概念的转换；⑤标引记录；⑥核对审查。 2）档案主题词的选词标引规则：①标引必须持客观态度；②标引的核心要揭示文件或案卷的主要问题；③选定的主题词必须是正式的主题词；④必须使用此表中最专指的主题词标引；⑤当词表中找不到最专指的主题词时，则应选用最直接相关的两个或两个以上的主题词进行组配标引。3）主题词组配和组配原则：①概念限定组配；②概念相交组配。
四、档案分类标引    是将档案文件进行主题分析，赋予分类号标识的过程。
（一）分类标引程序 1）确定使用何种分类表；2）深入进行主题分析；3）确定归属类别4)给予分类号；5）审查核对。
（二）基本规则   1）必须以《中国档案分类法》及其分类原则为依据；2）分分类标引的内容必须是文件中论述比较具体的，有一定参考利用价值；3）分类标引必须符合专指性的要求；4）分类标引能为利用者提供必要数量的检索途径；5）分类标引应保持一致性。
（三）标引方法   1）一文一卷只论述一件事或一个问题时，一般依照其内容性质，赋予分类表中恰当的分类号；2）从不同方面论述同一主题的文件，则按分类表中有关分散和集中的要求，归入相应的类目；3）一份文件或一个案卷讨论的是两个或两个以上的主题，必须据各主体之间的关系，然后确定一个或多个分类号。
知识点5、档案检索工具   是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。具有以下作用：1）桥梁作用；2）交流作用；3）管理作用。
知识点6、档案目录中心    是指按照一定历史时期、区域、专业系统汇集档案目录信息，以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。（P336）
知识点7、档案的计算机检索
一、检索特点：1）检索速度快；2）检索点多，检出率高；3）能满足多元检所需要，检索效果好；4）利于实现资源共享；5）服务方式灵活多样。
二、检索技术的发展：1）档案全文检索；2）多媒体存储与检索；3）网络式检索。
第九章 档案的编研
知识点1、概念和内容
    一、概念：是指档案工作人员以馆室藏档案为基础所进行的编辑、研究、输出档案信息，主动地向社会各方面提供科学、系统的档案信息服务的一项工作，是档案信息资源开发的重要组成部分。