---　先週の相談　-------------------------------------------------------


今回も、前回に引き続き、電話での応対について取り上げます。
特に今回は、名指し人が不在だった場合についての対応を中心に、
勉強していきたいと思います。

-----　読者の方からの質問　---------------------------------------------

> 入院療養のため長期(1，2ヶ月)休暇中の社員や、
> 身内の不幸で会社を休んでいる社員へ
> 社外の方から電話がかかってきた場合、
> どのように応対すればいいのでしょうか?
> 軽はずみに、「身内に不幸があり・・・」というわけにもいかず、
> いつも対応に苦慮しています。


名指し人が不在の場合は、相手の時間にロスが出たり、仕事が一時ストップする
結果になったりすることもあり、相手に迷惑がかかってしまいます。
やむを得ないとは言え、思いやりのある丁寧な対応が欠かせません。

まず、名指し人が不在の場合は、不在の理由を伝えた後、帰社予定の時間を
伝え、その後対処法について、先方にたずねるのが基本です。


◇社内にいて、短時間で席に戻ることがわかっている場合

「○○はただいま席をはずしておりますが、間もなく戻ると思います」
「５分後には席に戻ります」など。

◇外出中のとき

「○○はただいま外出しております。帰社予定時刻は午後４時になっております」
など、先方に聞かれる前に、わかっている場合は、帰社予定時間も伝えましょう。