◇出張中のとき

「○○は、本日、出張しておりますが、明日は通常通り出社の予定です」
外出中のときと同じく、先方に聞かれる前に、予定を知らせましょう。
このときに、名指しされた人の行き先まで、伝える必要はありません。

また、出張先に連絡をとりたいと言われた場合は、
「こちらで連絡をとってみます」と対応してください。
基本的には、直接先方に電話番号を教えてはいけません。
ただし、携帯など、当人から電話番号を教えるよう指示されている場合は、
もちろん教えても問題ありません。

◇休暇中、病気などの理由で欠勤の場合

「本日○○はお休みをいただいておりますが」
「あいにく×日まで休暇をとっております」
などと伝えます。欠勤と言っても、有給休暇や旅行中、病気など、
理由はいろいろあるでしょうが、その理由まで具体的に話す必要はありません。

上記のように、不在の理由を先方に伝えた後、
「戻りましたら、こちらからお電話を差し上げるようにいたしましょうか。」
「お急ぎでしょうか」
など、その後の対応についての意向を先方に伺います。
こちらから電話をかけ直す場合は、念のため先方の電話番号も
聞いておきましょう。

その後、先方のお名前、用件、連絡先などを復唱し、
責任の所在を明らかにするために、自分の名前を先方に伝えます。
もし、先方の会社名や名前が聞き取れなかった場合は、
「失礼ですが、もういちどお願いします」など確認しましょう。
情報を曖昧にしておくと、その後、先方にも不在だった社内の人にも、
迷惑がかかる結果になってしまいますよ。

最後は、丁寧に終わりの挨拶をして、先方が電話を切ったのを確認した後、
こちらも受話器を置くようにしましょう。