赴某市档案局考察报告

5月11日至18日，我们省直机关档案工作标准化培训班的部分学员赴最早倡导、推行以“件”为单位立卷方法改革的**市档案局（馆）进行了实地考察。
一、**市档案局（馆）推行以“件”为单位立卷方法改革的情况
1、 推行新立卷方法的背景
**市是我国改革开放以后发展起来的新兴城市，档案工作起步晚，专业人员少流动性强，而其所辖区域内，企业类型多（三类九级），情况复杂，其中仅直属市局的企业就有59家，其余的大多为民营、合资企业，且不少企业尚无专职档案人员，所以，不论是企业本身档案文件的立卷工作，还是档案部门的档案整理和业务监督指导工作，以“案卷”为单位操作起来均非常棘手；再者，随着计算机在**市的普及，计算机技术越来越多地应用于档案管理，“案卷”繁琐、复杂的组织形式，反而给档案的信息化、档案管理的自动化造成了困难，这种情况下，简化整理工作程序就成了当务之急。鉴于此，**市档案局（馆）于1998年国家档案局在南京召开的文件级管理中心会议上提出了以“件”为单位的归档文件整理方法改革议案，经与会代表论通过，并被国家档案局认可后，**市档案局（馆）本着“简化整理，深化改革”的指导思想，制定了《**市机关、团体、企事业单位归档文件整理规则》（试行），首先在市纪委、市政协办公厅、市质量技术监督局等14个单位进行了试点，开始了新的立卷方法改革。

2、新的立卷方法的主要内容

传统的立卷方法是按照“六个特征”相结合使用的原则进行文件组合组成“案卷”，而新的立卷方法则取消了“案卷”的概念，将归档文件以“件”为单位立卷。具体做法是：(1)分类：先分年度，再按党群、人事、行政管理、业务、后勤、基建、会计、设备等九大不同的职能分类；(2)确定保管期限：将每份文件按其保存价值划分出永久、长期、短期三种保管期限；(3)装订：将永久、长期件除去金属物，每份文件用不锈钢夹子或回形针固定，短期件则不予拆钉处理；(4)排序：把每年的文件以保管期限—职能—时间结合事由、重要程度的顺序分别排列，具体到每一份文件，则是：正本在前，定稿在后，正件在前，附件在后，转发文在前，被转发文在后，复文在前，来文在后；(5)编制件号：依照分类方案及排列顺序逐件编号，不再编写页码；(6)加盖归档章：在文件首页右上端加盖归档章，并填写全宗号、年度、保管期限、件号等相关项目；(7)装盒：将文件按件号顺序装入档案盒，并在盒的封面填写立档单位名称，背脊填写全宗号、保管期限、年度、起止件号；(8)编目：不再编制案卷目录，而通过计算机输出归档文件目录，其主要项目有：文件顺序号、责任者、文号、题名、日期、备注等。实际工作中，形成两种立卷形式，一种是集中立卷，即每个立档单位可以在第二年上半年对前一年度的文件进行集中整理；一种是平时立卷，即平时可以在文件办理完毕随时输入计算机后归档立卷。

**市档案局（馆）与之配套开发出了文档一体的计算机软件sd20xx档案管理系统，兼顾新旧两种整理方法，可以实行文件条目或全文式管理，并能自动生成归档文件目录、分类目录及专题目录等，更便于通过多种途经、多种方式对档案进行全方位检索。

**市档案局（馆）试点成功后，于20xx年初正式印发了《**市机关、团体、企事业单位归档文件整理方法》，在全市区范围内推行新的归档文件整理方法。目前，已有98%以上的市级单位按新方法整理文件，甚至一些乡镇、村也按新方法执行。

3、施行新的立卷方法后的成效

近几年来，**市档案局（馆）加大改革力度，成绩显著。1998年就晋升为国家一级馆，1999年又被国家人事部和国家档案局评为“全国档案系统先进集体”，特别是新的立卷方法的试点成功及其在档案工作中不断突破的举措，引起了国际档案理事会秘书长阿尔巴达的格外关注，称赞其为“国际档案工作领域中的一颗明星”。现在**市档案局（馆）又被吸收为国际档案理事会（简称ica）城市档案部成员，**市档案工作从此融入了国际档案组织体系之中。

二、新的立卷方法对档案馆工作提出更高的要求

以“件”为单位进行文件整理，无疑是档案工作的一项重大改革，也是对传统档案整理方法的否定，这项改革不仅将牵动我国现行文档系统的运作规程，而且对我国档案馆工作也提出了更高的要求。

1．接收工作。立卷方法改革后，档案室向档案馆移交的到期档案或撤销机关的档案，由于各单位可能使用的软件不统一，肯定会给档案馆接收工作带来不便与麻烦，所以，档案馆应提前采取相应的措施，尽可能地统一所使用的软件，以避免进馆文件的二次整理，若进馆的软件不统一，也须着手研制转化软件的程序。

2．整理工作。“案卷”概念