赴某市档案局考察报告第2页
的消失，简化了归档文件的整理工作程序，客观上避免了进馆文件的反复整理。改革后的整理工作，不能再像以往仅搞一些“馆藏介绍、利用指南”等二次信息加工产品，而应通过计算机整理出一些三次、四次信息加工产品，如点击“迎泽大桥”这一关键词，有关这一工程的申报、批文、设计、使用情况等方面的信息即可全部罗列出来，并能显示相关信息的藏所。
3．鉴定工作。优化馆藏的关键是搞好档案的鉴定，以“件”为单位的鉴定工作与以“卷”为单位的鉴定工作相比，虽然工作量加大，但却能保证每份文件的准确身价，避免了以“卷”为单位鉴定时鱼目混珠的现象。但实际着手进行这项工作时，应加大对文件鉴定工作的指导力度，尽量将鉴定工作完成在文件进馆前，同时，《保管期限表》等有关鉴定方面的规范性文件应更进一步细化和更具有操作性。本世纪，不管是以“件”还是以“卷”为单位鉴定，鉴定工作仍然是整个档案工作的重点和难点。
4．保管工作。新的立卷方法势必产生新的保管格局。在有限的档案储存空间内如何衔接新旧两种模式的档案，是改革后不能回避的实践和理论问题。
5．统计工作。以“件”为单位统计与以“卷”为单位统计大不相同。旧的方法要求统计案卷的卷数，而新的方法需要统计件数，那么两种统计结果如何协调？实事求是地讲，以改革为界前后两种统计结果并存，这是客观历史现象，不必耗费精力去将“卷”拆之为“件”统计，搞埋没历史的大统一。
6．利用工作。新的立卷方法在计算机的参与和操纵下，加快了检索速度，方便了利用者，大大增加了档案馆的利用工作量，利用的深度、广度、查全、查准及利用效果也会得到明显提高，但对今后的利用工作提出了更高的要求，即：首先，必须从思想上真正认识到利用者的中心地位，处处考虑利用者的需求，提供服务要超前、信息要系统。其次，档案馆需利用计算机、光盘、网络等现代化手段，逐步完善档案馆信息功能，使档案馆真正成为信息利用中心。
除此而外，新的立卷方法对档案馆工作人员的科技水平和档案馆的基础设施等都提出了更高的要求。
三、如何在我省推行以“件”为单位立卷的方法
**市档案局（馆）推行的以“件”为单位立卷方法改革，是一种可贵的探索和实践，比之于传统的立卷方法，新的立卷方法不需考虑“六大特征”，不必组卷、编写卷号与页码、拟写案卷题名、编制案卷目录及装订，也无需顾及案卷的厚薄、卷内文件的重要程度、属类交叉等，避免了以往由于“卷”的工作带来的组卷不合理、案卷题名拟写不准确或不能完全揭示案卷内所有文件的内容等负面效应，节省了花在案卷质量上诸如“对归档文件的具体内容进行综合、分析”的技术劳动，适应了计算机管理档案的需要，大大提高了工作效率，符合经济、高效的原则。目前，由于我省经济发展滞后、人们的思想观念陈旧、档案人员的科技知识与技能跟不上形势的发展、配套的硬件设施设置尚不完善等原因，虽新的立卷方法好处很多，但短时间内在我省全面推行是非常困难的。窃认为，以我省情况而论，应具体问题、具体对待，需有组织、分阶段、分步骤逐步推行。
第一步，为了将来稳妥地在我省全面推行立卷方法改革，需在政策上、思想上、实际工作中做以下准备：
1、 更新观念，增强档案人员的现代化意识。“意识”的现代化很重要，档案人员应该改变过去“看门守摊”式的僵化思想和社会参与意识淡薄的陈旧观念，应当意识到“现代化”已经介入档案工作的各个工作流程，必须增强“现代化”意识、强化“现代化”知识与技术，才能不落伍、不被淘汰。
2、实际工作中，必须开拓创新。现在，开拓与创新更成为一种时代要求，我省档案人员应当彻底走出传统的条条框框和管理模式，在档案工作各项业务活动中，开辟新途径、钻研新技术方法、探索新问题、走出新路子。这一点，**市档案局（馆）同仁开拓创新的精神很值得我们学习，他们不仅改革了归档文件的整理方法，而且拓宽了档案业务工作的路子，如他们直接、主动面向市场，开展档案的咨询、代存、代管、代整理等业务活动，截至去年底，已接受了46家机关、团体、企事业单位及公民个人的寄存档案62605卷，而我省在此项工作上尚未突破。
3、提高档案人员队伍的整体素质。以“件”为单位的档案立卷方式要求每个档案人员不仅要懂得如何分类、排列等档案学基础知识，而且更重要的是必须懂得计算机等先进设备的操作技能，掌握档案管理现代化科学技术、办公自动化知识与计算机网络应用知识等。所以，我省一方面应加强对档案人员的科技知识和先进设备操作技能的培训；另一方面亟须吸纳掌握现代化管理知识和现代化科学技术的专门人才来充实我省档案部门；第三，应对人才资源进行合理配置，做到人尽其才。
4、加大对现代化基础设施的投入。管理单元的细化，必将引起管理方式的变革。新的立卷方法，使档案工作的各个环节离不开计算机、监控器以及缩微设备等先进设施，为了使整个档案管理工作正常运转，必须加大对现代化设备的投入，以必要的技术手段和设置来保证新的立卷方法实施的可行性、有效性。如果投入不够，设置不完善，这项改革将难以开展。
5、走出去，请进来，加强馆际、网际交流。开展经验交流，从各方面不断吸取新的经验，将增强自身的战斗力，且避免走弯路、错路。
第二步，选择“试点”单位推行改革。因为新的立卷方法所要求的硬条件有两个：一是档案人员科技素质高，二是现代化的配套设备相对完善即基本实现办公自动化。所以，“试点”单位首先应选择至少具备这两个条件的单位。具体确定每一个“试点”单位时，要考虑到“它”的代表性，即：既要有机关，又要有企事业单位；既要有大中型企业，又要有小型企业；既要有国营企业，还应有合资企业和私营企业；既要有新成立或成立时间不长的单位，也要有历史相对较长包袱较重的单位。这样选择，便于积累不同类型单位不同情况下实施立卷方法改革时所产生的经验和教训，从而为今后局部或全面推行新的立卷方法改革提供依据。
第三步，总结“试点”工作经验，开始局部范围内推行立卷方法改革 “试点”工作结束后，新的立卷方法应在省直机关、省属企事业单位和部分具备条件的地、县属机关、企事业单位范围内有条不紊地予以推行。
第四步，随着经济发展、观念更新以及档案人员素质的提高，最终，新的立卷方法在全省范围内全面推广以“件”为单位的立卷方法改革，是继30年代行政效率运动之后文档工作的第二次变革，它将推动我国档案工作发展进程，但因这项改革受制于人员素质、科技发展和经济实力等因素，所以我省只能在一些经济实力较强的机关、企事业单位推行，不能盲目地在全省范围内实施，而且在具体推行立卷方法改革时也应注意：政策性地统一所使用的软件；新成立的机关、企事业单位应尽可能使用新的立卷方法；改革前后，新旧两种整理结果并存，不必将原来的状态破坏，但个别历史不长、形成文件较少的单位可以例外。
通过几天来的考察，我深深感到**同仁靠着他们执着的进取心和在业务上不断开拓创新的精神，在我国乃至世界档案事业发展史上写下了自己极有分量的一笔。邓小平同志所提倡的“发展才是硬道理”的理论，再一次得到验证。
